Ahamiyatsiz idoralardagi kamchiliklar va kamchiliklarga qarash
Mana qog'ozsiz ish joyingiz uchun aqlga zid qaror emasmi, deb qaror chiqarishga yordam beradigan qog'ozsiz ofisning foydasi va kamchiliklarini ko'rib chiqamiz.
Kamsitmagan ofisning farovonligi
1. Environmentally Friendly - The Daily Green gazetasi ma'lumotlariga ko'ra, qog'oz qog'ozlarning 25 foizini chiqindilar yig'ishtiradi, agar Qo'shma Shtatlar ofis qog'ozlarini faqat 10 foizga qisqartirsa, bu 1,6 million tonna ortiqcha gazlarining emissiyasini oldini oladi. Va bu qog'oz uchun, siyoh kartalarini ishlab chiqarish va yo'q qilishni va printerlar foydalanadigan energiyani hisobga olmaydi. Kağıtsız kelsa, atrof muhitga zarar etkazadigan qaror.
2. Narh-sarf-xarajat - Atrof-muhit uchun qog'ozsiz ofisdan foydalar bo'lgani kabi, kichik biznes byudjeti uchun ham foyda bor. Har oyda qog'oz, siyoh, pochta va boshqa qog'ozli ofislarni qo'llab-quvvatlovchi boshqa materiallarga qancha pul sarflayotganingizni o'ylab ko'ring. Keyin barcha jismoniy materiallar va haqiqiy hujjatlarni saqlash uchun zarur bo'lgan maydonni ko'rib chiqing. Bu juda qimmat bo'lishi mumkin. Vaqt o'tishi bilan, qog'ozsiz qog'ozlar sizning kichik biznesingiz uchun katta miqdorda tejashga olib kelishi mumkin.
3. Easy Access - Qog'ozsiz bo'lish sizning barcha muhim hujjatlaringizni raqamlashtirilganligini anglatadi. Ularni Cloud- ga qaytarishingiz yoki masofaviy ish stoli orqali amalga oshirishingiz mumkin, bu sizning mobil ofisingizdan ishlashga imkon beradi va u uchun har qanday joyda va samarali bo'lishingiz mumkin.
4. Fayl tashkiloti - Agar siz izlayotgan narsangizni topish uchun vaqtincha tartibga solingan filtrlar yoki qog'ozlar qog'ozlarini aralashtirib yuborsangiz, noqulay qog'oz hujjatlari qanday boshqarilishi mumkinligini bilasiz.
Agar qog'ozsiz ofis yaratgandan so'ng, vaqtni tashkil qilish, qidirish va chizish osonroq bo'lgan raqamli fayl tizimini yaratasiz. Bu esa, avvalo, tekshirishni osonlashtiradigan hujjatni topishning og'ir jarayoni bo'lib hisoblanadi.
Tasdiqlanmagan ofisning nosozligi
1. Tizim noto'g'ri - Raqamli tezkor kirish bo'lishi mumkin, lekin u ham tez yo'qotish degan ma'noni anglatadi. Tizimingiz cho'kib yuborilgan bo'lsa, kompyuteringizga mahalliy sifatida saqlangan barcha ish hujjatlari bilan nima sodir bo'lishi mumkinligini o'ylab ko'ring. Siz hamma narsani yo'qotishingiz mumkin. Har bir kichik biznes uchun, xususan qog'ozsiz, axborotdan tashqarida ma'lumotlarni saqlash va himoya qilish tizimiga ega bo'lish muhimdir.
2. Xavfsizlik - Raqamli fayllar fayl kabinetida yoki ofis eshigidagi qulf bilan himoyalanishi mumkin emas, shuning uchun hujjatning xavfsizligi va nozik ma'lumotlarni qog'ozsiz ofislar uchun jiddiy tashvish. Echimlar, shifrlash, mahalliy serverlar va cheklangan erkin foydalanishni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, ayrim korxonalarning xarakterini va har kungi hisoblangan materiallarning befarqligini hisobga olish muhim (hisobchingizni o'ylang) faqatgina qog'ozsiz qog'ozga qarz berishmaydi.
3. Revamp Processes - qog'ozsiz ofisga o'tishning bir qismi, mavjud operatsiyalaringizning barcha jarayonlarini ko'rib chiqish va etarli alternativlarni topishni o'z ichiga oladi.
Misol uchun, elektron imzo xizmatini, onlayn hisob-faktura va to'lov xizmatlarini va jismoniy hujjatlarga bo'lgan ehtiyojni o'zgartiradigan boshqa ilovalardan foydalanishni boshlashingiz kerak bo'lishi mumkin. Sizning barcha xodimlaringiz yangi tizimda ham o'qitilishi kerak.
4. Vaqt intensiv - Kağıtsız kelsa, kechada bo'lmaydi. e'tiborga olish kerak bo'lgan omillar ko'p. Qog'oz dunyosini tark etishning barcha oqibatlarini va sizning operatsiyalaringizdagi qog'ozsizsiz barcha o'zgarishlarni amalga oshirish uchun qancha vaqt kerakligini ko'rib chiqish uchun vaqt kerak.
Kağıtsız borish qarorlari biznesdan biznesga o'zgarib turadi va bu, albatta, har bir kompaniya uchun to'g'ri bo'lgan universal qaror emas. Qog'ozsiz borish qarorini qabul qilishning eng muhim qismi sizning tadqiqotingizni amalga oshiradi, natijada imtiyozlar sizning muammolaringizdan ustunroq yoki yo'qligini hal qiladi.
Keyinchalik siz qog'ozsiz bo'lishning afzalliklarini hisobga olmagan holda, ayni paytda hosildorlikni yaxshilashga yordam beradigan tizimli jarayonni yaratasiz.