Har yili ish beruvchilar o'zlarining umumiy ish haqi va ajratmalarini ko'rsatadigan xodimlarga hisobot berishlari kerak, shuning uchun xodimlar daromad solig'i bo'yicha ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin. Hisobotlar, shuningdek, aholini ijtimoiy muhofaza qilish idorasiga taqdim etilishi kerak. Ushbu hisobot W-2 shaklidir.
Ishchilar va Ijtimoiy Himoya Boshqarmasiga W-2 shakllarini tayyorlash va yuborishdan oldin, hamma narsa muammosiz ketayotganini tekshirish uchun quyidagi bosqichlarni bajaring.
01 - Xodimlar sifatida siz to'g'ri yo'lga qo'yilgan ishchilaringiz borligiga ishonch hosil qiling
Xodim - ish beruvchining yo'nalishi bo'yicha ishlaydigan ishchi. Umuman olganda, agar tashkilot qanday ishlarni amalga oshirishi va u qanday amalga oshirilishi mumkinligini nazorat qilsa, tashkilot uchun xizmat ko'rsatadigan har qanday ishchi xodimdir.
Boshqa tomondan, mustaqil pudratchi - boshqa shaxsga yoki biznesga xizmat ko'rsatadigan shaxs yoki biznes. Mustaqil pudratchi alohida biznes yurituvchi sub'ektdir va u xodim sifatida hisoblanmaydi. Mustaqil pudratchilarning ayrim misollari maslahatchilar, agentlar yoki brokerlardir. Mustaqil pudratchilarning ishi odatda tasodifiy yoki ish uchun muhim emas; masalan, tozalash xizmati, bordroli protsessor yoki IT xizmati.
Ishchilarni yoki mustaqil pudratchilar sifatida ishchilarni tasniflash haqida ko'proq ma'lumot oling va yordam uchun advokatni murojaat qiling.
02 - joriy yil uchun tarqatish va hujjatlarni topshirish vaqtini tekshiring
W-2 jarayonida ikki qadam mavjud. Dastlabki bosqich W-2 shakllarini xodimlarga tarqatmoqda. Ikkinchidan, ushbu shakllarni Ijtimoiy Himoya Boshqarmasiga yuborish kerak. (SSA)
Xodimlarga tarqatish va SSA bilan kelishish muddati keyingi yilning 31 yanvar kuni hisoblanadi. Bu, soliq tekshiruvidan qochish uchun SSA faylini tuzish uchun yangi muddat belgilandi. V-2 va 1099 sanalari haqida batafsil ma'lumot .
Yanvar oyining boshida xodimlarga ularning shakllarini berishga ishonch hosil qiling, shunda ular xatolar oldini olish uchun ularni ko'rib chiqish uchun vaqt topadilar.
03 - Xodimlarning V-4 formalarini tekshiring
Ish beruvchilar har doim barcha xodimlar uchun faylda W-4 shaklini olishlari shart. V-4 formasi xodimning fuqarolik holati, qaramog'ida bo'lgan shaxslarning soni va ushlab qolinadigan har qanday qo'shimcha summalarni qo'llash orqali xodimning federal daromad solig'ini ushlab qolishni belgilash uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.
V-4 formasi ijaraga berilishi kerak va har qanday vaqtda xodim o'zgarishni xohlaydi. Xodimning shaxsiy ma'lumotlari (shu jumladan, fuqarolik holati va qaramog'idagi shaxslarning soni) o'zgartirilganda yoki xodimning manzili o'zgartirilsa, xodim W-4 shaklini o'zgartirishi kerak. Xodim shuningdek, W-4 formasini har qanday vaqtda to'xtatib turish miqdorini o'zgartirish uchun o'zgartirishi mumkin .
Yil oxiriga qadar har yili ish beruvchilar barcha xodimlarga shaxsiy ma'lumotlarning to'g'ri ekanligiga ishonch hosil qilish uchun W-4 formasini ko'rib chiqishlarini so'rashlari kerak.
Ishchilarning V-4 formasi bo'yicha aniq va dolzarb ma'lumotlarga ega ekanligiga ishonch hosil qilish W-2 formalarini tayyorlash va tarqatishda sizga yordam beradi.
04 - W-2 shakllari uchun ish haqi ma'lumotlarini to'plang
Birinchidan, barcha W-2 shakllari uchun sizning kompaniyangiz haqida ba'zi ma'lumotlarga ehtiyoj tug'iladi:
- Sizning kompaniyangizning ish beruvchi ID raqami
- Tadbirkorning nomi, manzili va pochta indeksi
- Va kompaniyangizning soliq kodi
Keyin, har bir xodim haqida ma'lumot to'plashingiz kerak, shaxsiy ma'lumot va ish haqi haqida ma'lumot:
- Xodimning ismi, manzili va ijtimoiy sug'urta raqami yoki boshqa soliq identifikatori raqami
- Bu xodimga to'lanadigan summa: umumiy ish haqi, maslahatlar va boshqa kompensatsiya
- Federal daromad solig'i summasi ushlab qolindi
- Ijtimoiy sug'urta to'lovlari (yil davomida eng ko'p miqdorda Ijtimoiy himoya bo'yicha )
- Medicare ish haqi va maslahatlar va Medicare solig'i, shu jumladan yuqori daromadli xodimlar uchun qo'shimcha Medicare soliqi .
- Ajratilgan xodimlarga maslahatlar berildi
- Ish beruvchiga beriladigan qaramlik yordami va boshqa imtiyozlar
- Xodim ishlayotgan har bir davlat uchun davlat maoshlari va to'lanadigan maslahatlar va davlat daromad solig'i ushlab qolindi
- Mahalliy ish haqi va maslahatlar va mahalliy daromad solig'i to'lanadi.
05 - W-2 jarayonini ko'rib chiqing - V-2 qanday yaratiladi?
Sizning kompaniyangiz ish haqini to'lash uchun yangi bo'lsa yoki sizning ish haqi miqdori yaqinda o'zgargan bo'lsa, xodimlarga yil yakunlari bo'yicha hisobotlarni topish, to'ldirish va tarqatish jarayonini ko'rib chiqish yaxshi bo'ladi. W-2 formalarini ofis ta'minot do'konidan, sizning EBM dan soliq yoki buxgalteriya dasturidan yoki IRS dan olishingiz mumkin.
Eslatma: Siz IRS dan yoki Internetning boshqa joylaridan W-2 shakllarini yuklab olmaysiz. W-2 shaklining A nusxasi qizil siyohning o'ziga xos rangida bo'ladi va uni takrorlash mumkin emas. Ijtimoiy xavfsizlik idorasi bilan A copy A IRSning maxsus shaklini topshirishingiz kerak (bu sizning nusxangizdir va Fevral oyining oxirida ijtimoiy ta'minot bilan ta'minlanadi).
W-2 formalarini tayyorlash uchun quyidagi variantlar mavjud:
- Buxgalteriya dasturidan foydalanish . Agar sizda bir nechta xodim bo'lsa va siz buxgalteriya dasturidan foydalansangiz, ushbu dastur yordamida W-2 shakllarini tayyorlash uchun qo'shimcha-qo'shishni xarid qilishingiz mumkin.
- Soliq tayyorlash dasturlarini ishlatish. Agar siz onlayn yoki ish stoli versiyasida umumiy soliqni tayyorlash dasturi dasturlaridan foydalansangiz va ushbu dasturiy ta'minotning biznes versiyasini xarid qilsangiz, W-2 ishlashining mavjudligini tekshiring. Shirley Elmblad, Moliyaviy Programma Ta'minotiga oid yo'riqnoma, soliq dasturlarini baholash bo'yicha maqola bor
- Sotib olingan W-2 shakllaridan foydalanish . Katta ofis ta'minotchilari CD formatidagi dasturiy ta'minot bilan foydalanish uchun oldindan bosilgan W-2 shakllarini oldindan bosib chiqarishgan, bu sizga ushbu shakllar uchun ma'lumotlarni qo'lda kiritishingiz va ularni printerdan chop etishingiz mumkin.
W-2 shakllarini to'ldirish va chop etishda foydalanadigan qaysi usulda ham W-3 transmisyon shakllari bo'lishi kerak.
06 - V-2 formalarini xodimlarga qanday qilib berish kerakligini hal qilish
V-2 formalarini yaratganingizdan so'ng, sizning keyingi qaroringiz ularni xodimlarga qanday qilib tarqatishdir. W-2 shakllarini xodimlarga etkazib berishning oxirgi muddati soliq yilidan keyingi yilning 31 yanvaridir. Masalan, 2016 yilgi V-2-sonli soliq yilini taqsimlash uchun zarur bo'lgan ish beruvchilar 2017 yil 31-yanvargacha ularni tarqatishlari kerak.
Sizda W-2 bosma nashrlarini xodimlarga tarqatish uchun ikkita variant mavjud: ularni pochta orqali jo'natish yoki ularni xodimlarga tarqatish. Agar ishchi W-2 shaklini shaxsan o'zi tanlasa, unda siz bu ishni amalga oshirilganmi yoki yo'qmi deb so'ramaslik uchun, xodimlar ariza qabul qilinganligini tasdiqlashi mumkin.
07 - Xodimlarga W-2 shakllarini yuborishdan oldin xatolar tekshiring
Muammoni bartaraf etish va W-2 shakllarini qayta jo'natish kerakligi uchun, W-2 shakllarini tekshirib ko'ring, bu tekshiruv ro'yxatidan foydalaning. Umumiy W-2 xatolariga noto'g'ri yil ko'rinishini qo'llash, ma'lumotni kiritmaslik, ma'lumotni noto'g'ri qutiga kiritish va ijtimoiy ta'minotni ushlab turishni maksimal darajada to'xtatib qo'yish kiradi.
08 - Ikki nusxadagi V-2 formalari bo'yicha xodimlarning murojaatlarini ko'rib chiqish
Xodimlar odatda W-2 formalarini yo'qotishadi yoki yo'qotadilar va sizning to'lovlar bo'limiga o'zlarining W-2 formasining ikki nusxasini talab qilishlari mumkin. W-2 formalarini tarqatishdan oldin, ushbu so'rovlarni qanday bajarishni ko'rib chiqing:
- Agar siz shakllarni ichki shaklda bosgan bo'lsangiz, W-2 shaklini qayta chop etib, uni topshirishingiz yoki uni xodimga yuborishingiz mumkin.
- Agar ariza tashqi pullik xizmat ko'rsatish xizmati tomonidan tayyorlangan bo'lsa, ular sizni qayta nashr etish va ariza yuborish uchun haq olishi mumkin. Siz xodimlarni birinchi dublikat shaklida yoki bir yilda ikkinchi marta takrorlashni talab qilishingiz mumkin (bu sodir bo'ladi!).
Qanday qaror qilsangiz, sizning siyosatingizni xodimlarga ikki nusxadagi shakllar bilan bog'lash yaxshi bo'ladi. Ikki nusxadagi shakldagi to'lovlar haddan tashqari ko'rinishi mumkin, ammo u yo'qotishingiz kerak bo'lgan yo'qolgan shakllar sonini qisqartirishi mumkin.
09 - Ijtimoiy himoya idorasi bilan W-2 va W-3 shakllarini rasmiylashtirish
W-2 formalarini qanday tayyorlash va bu shakllarni xodimlarga (soliq yilidan keyingi yilning 31 yanvariga qadar) qanday qilib tarqatishni hal qilganingizdan so'ng, keyingi qaroringiz ushbu shakllarni Ijtimoiy muhofaza qilish idorasi (SSA) .
Barcha V-2 shakllari, ijtimoiy ta'minot boshqarmasi bilan birga, W-3 transmittal shaklida topshirilishi kerak. Ushbu shakllarni taqdim etish uchun ikkita variant:
- Siz ijtimoiy ta'minot veb-saytining Business Services Onlayn bo'limida onlayn tarzda ma'lumot berishingiz mumkin. Avval ro'yxatdan o'tishingiz kerak, keyin onlayn shakllarni to'ldiring. Agar BSO bilan onlayn aloqa qilsangiz, W-3 shakllarini kiritishingiz shart emas.
- Siz shuningdek, W-2 shakllarini V-3 formasi bilan birgalikda ijtimoiy ta'minot idorasiga jo'natishingiz mumkin.
Bu erda W-3 shaklini tayyorlash bo'yicha qo'shimcha ma'lumotlar mavjud.
10 - V-2 formalarini taqsimlash bo'yicha davlat qoidalarini tekshiring
Ishchi uchun W-2 shaklini to'ldirganda, ushbu formaning bir qismini (1-nusxasi) ishlaydigan davlatga taqdim etish uchun belgilanadi. Agar xodim bir nechta davlatda ishlayotgan bo'lsa, W-2 shaklining bir nusxasini har bir davlatga taqdim etishingiz kerak.
Har bir davlat V-2 shakllarini va har qanday transmissional shakllarni taqdim etish uchun turli talablarga ega. Davlatning talablarini o'rganish uchun sizning davlatingiz soliq organlari yoki davlat daromadlari bo'limiga murojaat qiling.
Yangilash: Ko'pgina davlatlar, W-2-larni SSA bilan birga topshirish uchun, 31-yanvar kuni belgilangan yangi muddatga mos keladi.
Davlat soliq tizimi soliqlari haqida batafsil ma'lumot .