Bosh ofis vazifalarini bajarishdan tashqari, ma'muriy yordamchi va ijro etuvchi kotib ham hisobotlarni yozish, tayyorlash, yig'ilishlarni tashkil etish va rejalashtirish, kiruvchi xabarlarni ularning ahamiyatini aniqlash, kengash yig'ilishlari uchun kun tartibini tayyorlash, sayohatlar tashkil etish, yig'ilish protokollarini tuzish, tadqiqotlar, yozishmalar tayyorlash, shuningdek, yuqori lavozimdagi xodimlarni o'qitish va nazorat qilish.
Ushbu rollar turli darajadagi tajribani talab qilishi va shu kabi ish nomlarining har qandayiga ega bo'lishi mumkin:
- Kirish darajasidagi ma'muriy yordamchi
- Referent-yordamchi
- Katta ma'muriy yordamchi
- Ijro etuvchi kotib
- Katta mas'ul kotib
- Offis menedjeri
- Katta menejer
Izoh: Yuridik va tibbiy yordam lavozimlari juda boshqacha va ular ishlayotgan kasbda talab qilinadigan maxsus ta'lim talab etiladi.
Ma'muriy yordamchilar va ijro etuvchi kotiblar o'rtasidagi farq
Ijrochi kotiblar va ma'muriy yordamchilarning roli sezilarli darajada bir-biriga o'xshashdir va rollardagi farqlar tashkilotga qarab farq qilishi mumkin. Ba'zi hollarda ijro etuvchi kotib rahbarlar yoki boshqaruvchilar uchun uchrashuvlarni rejalashtirish, sayohatni rejalashtirish, yozma aloqa va hattoki buxgalteriya xizmatlari kabi ma'muriy vazifalarni bajarishga qaratilgan. Ma'muriy yordamchi ko'proq biznes operatsiyalari vazifalariga e'tiborni qaratish va ayrim imkoniyatlarni boshqarish, yig'ilishlar yoki konferentsiyalar uchun kun tartibini yaratish, byudjetlarni boshqarish va sotuvchiga to'lovlarni boshqarish kabi masalalarni o'z ichiga olishi mumkin.
Ma'muriy yordamchilar tadbirkorlik faoliyatini amalga oshirish juda muhim bo'lgan ayrim hollarda ko'proq ixtisoslashgan ta'lim olishlari talab qilinishi mumkin.
Asosiy ish ko'nikmalari
Ham ijro etuvchi kotiblar, ham ma'muriy assistentlar ikkala vazifada ham muhim bo'lgan ish qobiliyatining asosiy majmuasiga ega. Bularga odatiy tashkiliy ko'nikmalar, mukammal yozma va og'zaki muloqot qobiliyatlari, shuningdek tafsilot va professionallikka katta e'tibor qaratilgan.
Ular, Microsoft Word, Excel va PowerPoint kabi dasturiy vositalarni, shuningdek, QuickBooks kabi buxgalteriya vositalarini o'z ichiga olgan ofis avtomatizatsiya vositalari bilan texnik malakaga ega bo'lishi kerak.
Kichik ofisda ma'muriy yordamchi yoki ijrochi kotib
Kichik ofisda ma'muriy yordamchi yoki mas'ul kotib vazifalari odatda turli xil ofis xodimlari tomonidan amalga oshiriladi. Ba'zi bir ish aslida kompaniyaning rahbarlari tomonidan amalga oshirilishi mumkin va ma'muriy yordamchi yoki ijrochi kotib vazifalari kichikroq tashkilotda zarur bo'lgan darajada turli xil javobgarliklarni o'z ichiga olishi mumkin.
Markaziy ofisda ma'muriy yordamchi yoki ijro etuvchi kotib
Kompaniyaning kattaligi ortib borayotganligi sababli, yuqori darajada tashkil etilgan va turli vazifalarni bajaradigan kishilarga bo'lgan ehtiyoj ortadi. Bu, ayniqsa, olib borilayotgan biznes uchun yuqori darajadagi maxfiylik va yaxlitlikni talab qiluvchi kompaniyalarni boshqaradigan rahbarlar uchun ham to'g'ri keladi.
Katta ofisdagi ma'muriy yordamchi yoki ijrochi kotib
Keng doiradagi bir nechta ma'muriy yordamchilar va / yoki ijro etuvchi kotiblar bo'lishi odatiy holdir. Ushbu kompaniya miqdori bo'yicha, odatda, kompaniya boshliqlariga xizmat ko'rsatuvchi xodimlarni muvofiqlashtiradigan ofis menejeri bo'lishi kerak.
Ba'zi hollarda ma'muriy yordamchi ijroiya organiga uchrashuvlar, rejalashtirish va boshqa muhim tashkiliy masalalarga yordam berish uchun uzoq muddatli ish safarlariga hamroh bo'ladi.