Ko'p biznes uchun qarzni to'lash bo'limida biror narsa noto'g'ri bo'lmaguncha juda ko'p e'tibor olinmaydi. Biroq, yaxshi ishlaydigan qarz to'lash bo'limidan ko'p narsalarni olish kerak. Aksincha, ko'pgina muammolar mavjud bo'lib, u faqat zaiflashadi. Ushbu bo'lim odatda biznesning pul oqimiga katta ta'sir ko'rsatadi va etkazib beruvchilar bilan to'lov kelishuvlaridan foydalanishga erishish yoki yo'qotish imkoniyati mavjud.
Yaxshi faoliyat yuritadigan hisob-kitoblar bo'yicha to'lovlar bo'linmasi miqdoriy chegirmalar va dastlabki to'lov chegirmalari, shuningdek, boshqa xarajatlar va investitsiyalar uchun biznes uchun eng ko'p pul mablag'larini saqlab qolishning eng yaxshi usulini aniqlashda foydalanishi kerak. Ushbu bo'lim etkazib beruvchilarning shartnomalar va shartnomalar asosida o'z majburiyatlarini bajarishini ta'minlashi kerak, shuning uchun tovarlar yoki sifat standartlari bajarilmasa, muammolar hal etilishi va tegishli tuzatuv choralari qo'llanilishi kerak.
To'lanadigan qarzlarni to'lash muammolari
Garchi xarajatlarni kamaytirish va pul mablag'larini ozod qilish uchun ko'plab imkoniyatlar mavjud bo'lsa-da, bu maqsadlarga erishish yo'lida tadbirkorlikka duch keladigan qator to'siqlar mavjud. Canonning 2014-yilgi hisob-kitoblarni to'lash bo'yicha optimallash bo'yicha tadqiqoti shuni ko'rsatdiki, qog'ozni qayta ishlash ko'plab tashkilotlar uchun eng katta muammolar manbalaridan biri bo'lib, qog'ozni to'ldirish eng katta masala hisoblanadi.
Boshqa asosiy tashvish manbalari quyidagilardir:
- To'lovlarni o'z vaqtida bajarilishini ta'minlash
- Fakturani tasdiqlash jarayonini tartibga solish
- Ta'minlovchilar bilan eng yaxshi to'lov shartlarini olish va har ikki tomonning majburiyatlarini bajarishlariga ishonch hosil qilish
- Ta'minlovchilarning buxgalteriya va hisob-faktura tizimlarining xilma-xilligi bilan shug'ullanish
- Ma'lumotlar va bitimlar xavfsizligini qayd qilish va tekshirish
Ro'yxatdagi ko'pgina muammolar qog'oz billingga tayanib, yomonlashtiriladi. Yo'qotilgan hujjatlarni topshirish ko'plab tashkilotlarda tez-tez yuz beradigan muammo bo'lib, kechiktirilgan yoki o'tkazib yuborilgan to'lovlarni keltirib chiqaradi. Bundan tashqari, bir qator korxonalar hujjatlarni raqamlashtirishga qiziqish bildirayotgan bo'lsa-da, etkazib beruvchilarning ko'pchiligi hali ham qog'ozli fakturani jo'natish yoki faks orqali yuborishadi.
Ko'pgina kichik biznes korxonalari o'z hisobvaraqlarini to'lash uchun hujjat topshiradilar va ularning ko'pi qo'l bilan amalga oshiriladi. Ko'plab etkazib beruvchilar elektron hisob-kitoblarga o'tqazilganligi sababli, ko'plab tashkilotlar ma'lumotlar manbaini qo'lda katta miqdorda sarflashadi va hujjatlarning raqamli nusxalarini yaratadilar.
Qog'oz hujjatlaridan foydalanish tez-tez fakturani tasdiqlash jarayonini sekinlashtiradi, chunki nusxalar nusxalarini tuzish va tahlil qilish uchun tegishli boshqaruv a'zolariga etkazib berish kerak. Hujjatlar raqamli formatda osonlik bilan o'tish mumkin bo'lmaganda yoki mavjud bo'lmaganda, ma'lumotlarni tahlil qilish va eng yaxshi to'lov shartnomalari olinib, bu majburiyatlar bajarilishini ta'minlash juda qiyin. Vaqt va dastlabki to'lov imtiyozlari shartnomalar, agar korxonalar kerak bo'lganda to'lovlarni amalga oshirishga qodir bo'lmasa, osonlikcha yo'qoladi, shuning uchun hujjat bilan bog'liq masalalar qimmatga tushishi mumkin.
Takomillashtirish va optimallash
Hisob-kitoblar bo'yicha to'lov bo'limlarining to'g'ri ishlashi bilan bog'liq bir qator muammolar bir xil sabablarga asoslangan bo'lib, tashkilotlarning bir vaqtning o'zida ko'plab tashvishlarni o'zida mujassamlashtirishi mumkin bo'lgan ba'zi tuzatishlar mavjud. Tadbirkorlik sub'ektlarining to'lovlarni amalga oshirish jarayonlarini tartibga solishning eng samarali usullaridan uchtasi quyidagilardan iborat:
- Hujjatlarni raqamlashtirish uchun obyektni belgini aniqlashni qo'llang
- Yetkazib beruvchilar uchun mavjud bo'lgan onlayn portallardan foydalaning
- Boshqaruv ishlarini yaratish
OCR
Ko'pgina kompaniyalar odatiy hujjatlardan raqamli nusxalarni yaratish uchun brauzerlardan foydalanadilar, bu odatda faqatgina kompyuterda saqlangan hujjat tasvirini yaratishni o'z ichiga oladi. Bu shuni anglatadiki, ma'lumotlar bazasida qo'lda ma'lumotlar bazasiga kiritilishi kerak, shuning uchun yozuvlarni yo'qotish muammosi kam bo'lsa-da, bu vaqtni talab qiladi.
Ob'ektni aniqlash yoki OCR, hujjatni skanerlash va undan ma'lumotlarni olishni o'z ichiga oladi. Ushbu ma'lumotlar avtomatik ravishda ma'lumotlar bazasiga yoki elektron jadvalga qo'shilishi mumkin. OCR jarayoni qo'lda ma'lumotlarni kiritish xatolarining muammosini kamaytirishga yordam beradi va hujjatlar qabul qilinishidan so'ng ma'lumotlarni kiritish imkonini beradi. OCR rasm faylini yaratish uchun hujjatni skanerdan o'tkazish uchun taxminan bir vaqtni oladi va umuman, qo'shimcha harakatlar talab qilmaydi. Gartner boshchiligida, xodimlarning bevosita ishtirok etishi kerak bo'lmaganda, ularning hisobvaraqlaridan 80 foiz va undan ortiq foizni tashkil etadigan tashkilotlar mavjud.
Yetkazib beruvchi portallari
Xarajatlarni va ma'lumotlarni markazlashtirilgan tizimga kiritish jarayonini tartibga solish korxonalar biznesni va uning etkazib beruvchilariga buyurtmalarni kuzatish, hisob-fakturalarni ko'rib chiqish va to'lovlarni amalga oshirish vaqtlarini ko'rish imkonini beradigan onlayn portal yaratish yoki ulardan foydalanish imkonini beradi. Ushbu ma'lumotni tashkilotdagi bir nechta shaxsga taqdim etish, hisob-kitob to'lash bo'limining tegishli nazoratga ega bo'lishiga yordam beradi va bu hisob-kitoblarni tasdiqlash uchun zarur bo'lgan vaqtni tezlashtiradi. Yetkazib beruvchilar portalga kirishni yo'lga qo'yish bu korxonalarga fakturalarni taqdim etish va to'lovlarni kuzatib borish hamda etkazib berilgan materiallar yoki hisob-kitoblar bilan bog'liq har qanday muammolar to'g'risida xabardor bo'lish imkonini beradi.
Ish oqimlari va jarayonlar yaratish
Biroq, tashkilot o'z ma'lumotlarini boshqarish bo'yicha harakatlarni bajarishga qaror qiladi, hisob-kitoblarni va to'lovlarni boshqarish uchun belgilangan jarayon mavjudligi muhimdir. Bu korxonalar operatsiyalarni bajarishlarini ta'minlashga imkon beradi va ular noqulay bo'lsa yoki xatolar yoki kechikishlar yuzaga kelsa, muqobillarni aniqlaydi. Deloitte ma'lumotlariga ko'ra, bu jarayonlarda hisob-faktura bo'linmasi hisob-fakturani olganida, ma'lumotlarning qanday kiritilishi va birgalikda amalga oshirilishi va faturalarni qabul qilish jarayoni qanday amalga oshirilganligi haqida batafsil ma'lumot bo'lishi kerak. Turli xil turdagi etkazib beruvchilarni to'lash bilan bog'liq eng yaxshi usullarni aniqlash uchun ko'rsatmalar bo'lishi kerak.
Ko'pgina etkazib beruvchilar 30 yoki 90 kun ichida to'lovlarni amalga oshirish uchun chegirmalar taklif qilsa-da, agar bu tashkilotning pul oqimiga to'sqinlik qilsa, bu chegirmaga tushmasligi mumkin. Shuningdek, kompaniya va etkazib beruvchilar shartnoma yoki bitimning ko'rsatmalariga rioya qilganligini tekshirishning bir yo'li bor. Ushbu masalalar bilan shug'ullanish uchun ish oqimlarini yaratish tashkilotlarga to'g'ri tanlovlarni amalga oshirishga yordam beradi.
Yetkazib beruvchilar yetarli miqdorda yoki etarli miqdordagi aktsiyalarni yetkazib bermaganda, kompaniyalar bu masalalar hal bo'lmagunga qadar hisob-kitoblarni to'lashni xohlamasligi mumkin. Ish yuritish ushbu masalalar yuzaga kelganda nima qilish kerakligini aniqlashda muhim ahamiyatga ega. Bundan tashqari, etkazib beruvchilarga to'lovlar ham kechiktirilgan to'lovlar uchun chegirmalarni yo'qotish yoki jarima solishga yo'l qo'ymaslik uchun o'z vaqtida amalga oshirilishi kerak. Har bir etkazib beruvchining shartnomasi hujjatlashtirilgan va yangilanishi kerak bo'lgan narsalar o'zgarishi va jarayonlarning har bir hisobga tegishli tarzda ko'rib chiqilishini ta'minlashi kerak.
Ish oqimlarini yaratish, shuningdek, kompaniyaga yordam berishi mumkin:
Outsourcing
Yozuvlarni raqamlashtirish, OCR ni joriy etish va etkazib beruvchilarga ega bo'lgan portaldan foydalanish kichik korxonalar uchun zarur bo'lgan narsa bo'lmasligi mumkin, biroq korxonalar bu xarajatlarni biznesdan foydalanishga to'sqinlik qila olmaydi deb hisoblamasligi kerak. Ko'pgina kichik va o'rta korxonalar uchun elektron tizimlarni o'rnatish va qo'llab-quvvatlash xarajatlari taqiqlanishi mumkin. Ushbu topshiriqlarni tashkillashtirish uchun tashkilotlarning turli uchinchi tomon provayderlari mavjud. Tashkilotlar OCR jarayonini tashkil etishdan boshlab, mahsulotni etkazib beruvchilar bilan tuzilgan shartnomalarni tahlil qilish uchun ishchi oqimlarni yaratishga yordam berish uchun hamma narsa uchun tashqi yordam olishlari mumkin.
Garchi tashkilotlar turli IT-tizimlarini o'z xarajatlari bilan to'ldirishga qodir bo'lmasa-da, uchinchi tomon ularni boshqarishi bilan odatda juda mos keladi. Korxonalar ushbu tizimlarni pul mablag'larini ozod qilishning potentsial mablag'lari va qiymatiga qarshi ishlab chiqish uchun tashqi partiyalardan foydalanish xarajatlarini taqqoslashlari kerak, ammo autsorsing tashkilotlarga odatda juda qimmat bo'lgan texnologiyalar va tizimlardan foydalanishga imkon beradi.
- Xarid buyurtmalari har bir yangi buyurtma uchun yaratilganligiga ishonch hosil qiling
- Xarajatlar olingan mahsulotlarga mos kelishini va shartnomalar bo'yicha kelishuvlarga javob berishini tasdiqlang
- To'lovlarni amalga oshirishni ta'minlash, ularning o'z vaqtida tuzilganligini va ularni takrorlamasliklarini tekshirish
- EFTs yoki kredit kartalari orqali fakturalarni to'lashning eng yaxshi usulini aniqlang, to'lovlarni kamaytirish uchun