Agar yig'ilishga muhtoj bo'lsangiz, qaror qabul qiling
Birinchidan, yig'ilishni rejalashtirish haqiqatan ham zarur deb qaror qilinsin.
Ko'pincha biz rasmiy uchrashuvni ma'lumot almashish yoki mavzuni muhokama qilishning eng yaxshi usuli deb bilamiz. Lekin agar sizning xabaringiz elektron pochta yoki konferentsiya orqali yoki faqat ofisingizda bir necha kishini 15 daqiqa mobaynida birlashtirsangiz, rasmiy uchrashuvni o'tkazib yuboring.
Faqat u erda bo'lish kerak bo'lgan odamlarni taklif qiling
Hech bir uchrashuvga taklif qilinib hayron bo'ldim - yarim yo'lda - nima uchun u erda bo'lgansiz? Odamlarning vaqtini sarflamasliklari kerak bo'lgan uchrashuvga taklif qilish orqali sarflamang. Bu samarali uchrashuv emas. Byudjetga oid savollarga javob berish uchun buxgalteriya hisobidan kimdir majlisda ishtirok etishi kerakmi? Keyin bu ish uchun mos bo'lgan buxgalterlik bir kishini taklif qiling.
Agar siz hamkasbingiz yoki maslahatchi uchrashuvda muhokama qilingan narsalar haqida ma'lumotga ega bo'lishlari kerak bo'lsa, ularni haqiqiy uchrashuvga taklif qilishingiz shart emas. Faqat yig'ilish nutqini tayyorlab, keyin ularga yuboring. Ular vaqtni tejashni qadrlashadi va sizning ishonchingiz bor - bu ma'lumotni yozma ravishda yozishingiz uchun - ular muhokamalar haqida to'liq ma'lumotga ega bo'lishlari kerak.
Yig'ilish eslatmalarini jo'natish
Hayot juda band bo'lib, kalendarlar rejalashtirilgan tadbirlar bilan tezkorlashtiriladi. Uchrashuvdan ikki kun oldin, keyingi uchrashuv eslatmasini yuboring. Bu esa, ishtirok etishlari uchun javob beradigan kishilarga dalolat beradi va shuningdek, jadvallar o'zgargan bo'lsa va asosiy ishtirokchilar rejalashtirilgan uchrashuv vaqtini qila olmasalar, sizni oldindan bilishingizni ta'minlaydi.
Kun tartibi bor
Faol uchrashuvlarni rejalashtirish uchun avvalo muhokama qilinadigan narsalarni rejalashtirishingiz kerak. Uchrashuvning maqsadi nima? Siz nima qilmoqchisiz? Uchrashuvni oldindan rejalashtirish va ishtirokchilarga tarqatish. Boshlanish vaqtini ko'rsating va muhokama qilinadigan mavzularning qisqa ro'yxatini kiriting. O'zingizning uchrashuvingizni uzoq, batafsil va batafsilroq kun tartibiga keltirmang. Muayyan hududda hisobot berishga mas'ul bo'lgan shaxslar nomini ko'rsating.
Kutinglar haqida ochiq-oydin bo'ling
Yig'ilish haqida xabarnoma yuborganingizda, uning maqsadlari va umidlari haqida aniqroq ma'lumot oling. Uchrashuv atrofida bo'lib o'tadi va ishtirokchilar eslatma olishga tayyor bo'lishlari kerakmi? Yoki bu ishtirokchilarning g'oyalar va takliflar bilan namoyon bo'lishi kutilayotgan miya bo'roni seansimi?
Ba'zi korporativ madaniyatlarda, xodimlar faqatgina tinglash va keyin ularning ish joylariga borish uchun yig'iladi. Boshqa kompaniyalarda esa xodimlar erkin ishtirok etadilar. Bugungi hamkorlikdagi ish joylarida fikr almashish va fikrlar almashish nafaqat uchrashuvlarda xush kelibsiz; tez-tez yig'ilishning maqsadi.
Vaqtdan boshlang
Agar siz odatda uchrashuvlar vaqtida tashrif buyuradigan odam bo'lsangiz, unda 15 daqiqada haqiqiy uchrashuv 15 daqiqa davom etmasa, u qanday qilib bezovta bo'lishini tushunasiz.
Qanday bo'lmasin, albatta, bu uchrashuvlar hech qachon boshlanmasligi uchun har kim ham kechikib kelayotganini biladi. Uchrashuvni bajaring. Belgilangan boshlash vaqtida darhol boshlang. Eshikni yoping va boshlang. Ular, kechiktirilayotgan xabarni darhol qabul qilishadi va ular faqat shu xatoni bir marta qilishlari kerak.
Qisqa va oddiy qilib turing
Ko'pgina holatlarda - 30 daqiqa yoki hatto 45 minut etarli bo'ladi. Juda ko'p vaqt ajratilganda, odatdagi natijalar vaqt sarf qilinadi. Uchrashuv oxirida kun tartibi bo'yicha juda ko'p vaqt sarflanadi yoki sarflanadi. Uchrashuvlarni qisqa va tushunarli qilib saqlang.
Mavzu bo'yicha turing
Uchrashuvning o'zi faqat yig'ilishni samarali o'tkazmaydi. Kun tartibiga qo'ying va bahs-munozaralarni teginanlar bilan o'ynashni davom eting.
Bironta boshqa mavzudagi savollarga javob beradigan boshqa mavzularga murojaat qiling, uni alohida-alohida muhokama qiling, yoki shunga o'xshash. Uchrashuvning maqsadi boshqa suhbatga arqonni olib kelgan joyda hech kim qochqinlar uchrashuvini yoqtirmaydi.
Konferentsiya xonasidan tashqarida kichik uchrashuvlar o'tkazing
Xuddi shu tanish stol atrofida yig'ilgan o'sha tanish konferentsiya zalida o'tirish - shunchaki tanish. Xodimlarni o'zaro muloqot qilishni, ijodiy fikrlashni va jonli muhokamalarni o'tkazishni rag'batlantirish uchun yig'ilishni standart konferentsiya xonasidan tashqarida ko'rib chiqing.
Voqealar va ob-havo ruxsat berilsa, uchrashuvni tashqarida ko'rib chiqing. Katta konferentsiya stoli va aylanadigan stul o'rniga divan va kichik stollarga ega bo'lgan umumiy maydonda to'plashni harakat qilib ko'ring.
Turli yondashuvlardan qo'rqmang
Agar uchrashuvga yondashuv ishlamasa, yo'lni almashtirishdan qo'rqmang. Misol uchun, agar miya bo'roni sessiyasi juda oz suhbatga ega bo'lgan sokin xonani taqdim etsa, yo'nalishni o'zgartiring. Moslashuvchan va umumiy uchrashuv qanday davom etayotganiga e'tibor bering.
Texnologiyadan foydalaning
Ishtirokchilarni jalb qilish uchun texnologiyadan foydalanishni rejalashtiring. Bugungi raqamli dunyoda ko'pchilik odamlar o'zlari eshitgan so'zlarni qo'llab-quvvatlash uchun grafikalar yoki videolarni ko'rish uchun foydalanadilar. Yig'ilishni rejalashtirayotganda ushbu fikrni qabul qiling va audiovizuallarni qo'shing.
Katta ekranlar va Smart Board taqdimotlari o'zaro ta'sirlashishni rag'batlantiradigan kompyuterlar standart uzun PowerPoint taqdimotlaridan yoqimli o'zgarishdir.
Uchrashuv ma'lumotlarini yuborish
Uchrashuvdan keyingi bir kun ichida, muhokama qilingan narsalarning qisqacha xulosasini yuboring. Buni e-pochta orqali barcha ishtirokchilarga, yig'ilishga qatnasha olmaganlarga va ma'lumotga muhtoj bo'lganlarga tarqating. Shuningdek, har bir element uchun mas'ul kim va qaysi muddat tugagani aniqlangan har qanday xatti-harakatlarni ham o'z ichiga oladi.