Samarali hisob-faktura oladigan boshqaruv strategiyasini yaratish muvaffaqiyatli biznes yuritishning hal qiluvchi qismidir. Shunga qaramay, biz muntazam ravishda vaziyatga metodik yondashuvni qabul qila olmaydigan kichik biznes bilan shug'ullanmoqdamiz va bu ular uchun yomondir. Debitorlik jarayonlarini takomillashtirish va optimallashtirish stolga juda ko'p foyda keltiradi va ular AR-ni qo'llamaydi. Arzonlashtirilgan va samarali AR jarayoni marketing, savdo, mijozlarga xizmat ko'rsatish va umumiy operatsiyalarga ijobiy ta'sir ko'rsatadi.
Shunday qilib, uni yaxshilash uchun vaqt va kuch sarflashga arziydi.
Hisob-kitoblarni oladigan masalalarni optimallashtirish
Ko'pgina biznes egalari kabi, sizning debitorlik jarayonlarini proaktif ravishda optimallashtirishning afzalliklarini darhol ko'rib chiqishingiz mumkin emas. Yuqorida aytib o'tilganidek, buni amalga oshirish, o'zingizning biznesingizning ko'plab qirralarini sezilarli darajada yaxshilaydi. Mavjud mablag'larni chiqindilariga to'sqinlik qilmoqda, bu likvidlikni oshiradi. O'z navbatida, biznes qarzdorlikni pasaytirish, xarajatlarni qisqartirish, fond o'sishi va ko'p hollarda raqobatni yaxshiroq pasaytirishi mumkin.
Debitorlik jarayonlarini optimallashtirishning eng muhim qismi - bu jarayonni erta boshlashda qat'iyatli bo'lishdir. Ko'pincha, korxonalar sotishni amalga oshirish niyatida, ular keyinchalik debitorlik qaramog'iga munosabatda bo'lishadi. Jarayonni erta boshlash mijozlar munosabatlarining dastlabki bosqichlarida to'lov shartlari kabi narsalarni muhokama qilish demakdir. Ushbu jarayonda elektron to'lovlarni amalga oshirishda yangi mijozlarni xarid qilish - vaziyatga proaktiv yondashishning yana bir misoli.
Boshqa biror narsa qilishdan oldin, sizning kompaniyangizni debitorlik qarzini imkon qadar tezroq amalga oshirish uchun ustuvor yo'naltirishga majburlang.
Tipik hisobvaraqlardan olinadigan xavf
Biznes egalari ko'pincha qarzdorlikni qarama-qarshilikka aylantiradi, bunda etarlicha yaxshi ketish juda yaxshi. Shu bilan birga, arzonlashtirilgan AR amaliyotlari tadbirkorlik sub'ektlari uchun bir qator muammolarni keltirib chiqaradi.
Nomukammal mijozlarga vaqtincha hisob-kitoblarni o'z vaqtida bajarmaslik uchun kreditni uzaytirishdan boshlab, kambag'al AR ilovalari biznesdan vaqt, pul va samaradorlikni so'raydi. Ular odatda kompaniyani boshqarishda deyarli har bir sohaga tegishli bo'lgan dalgalanma ta'sirini yaratadilar. Eng yomoni, muammolarning aksariyati osonlikcha to'sqinlik qilishi mumkin.
TTning boshqa umumiy masalalari orasida naqd to'lovlarni noto'g'ri qo'llash va taqsimlash, hisob-fakturalar va veksellarning aniqligiga e'tibor bermaslik va potentsial masalalar bo'yicha hisobotlarni nolga tenglashtirmaslik va ulardan to'g'ri foydalanmaslik kiradi. Bu va boshqa xatolarning har qanday biri hatto juda muvaffaqiyatli va foydali biznes uchun juda ko'p muammolarni keltirib chiqarishi mumkin, shuning uchun ularni imkon qadar qisqa vaqt ichida tuzatishga urinish kerak.
Yaxshilangan debitorlik haqini olish uchun ushbu besh amalni optimallashtirish
Debitorlik jarayonlarini optimallashtirish boshidanoq juda zo'r ko'rinadi. Holbuki, vaziyatga metodik yondashuvni qo'llash orqali siz tez va dramatik yaxshilanishlarga olib keladigan o'zgarishlarni amalga oshirishingiz mumkin. Sizning qulayligingiz uchun, to'g'ri optimallashtirilganda, sizning debitorlik jarayonining umumiy ishlashini sezilarli darajada yaxshilaydi va o'z navbatida o'zingizning biznesingiz uchun juda ko'p qiziqarli foyda keltiradigan beshta faoliyatni aniqladik:
- To'g'ri mijozlar ma'lumotlarini saqlash - mijozlarning hisobvaraqlari aniqligini ta'minlash uchun asosiy ma'lumotlar jarayonini markazlashtirish va axborotni samarali qarzdorlik jarayoni yaratish va qo'llab-quvvatlashning hal qiluvchi qismidir. Masalan, noto'g'ri manzillar fakturalarni noto'g'ri joyga jo'natilishiga olib kelishi mumkin, bu kech to'lovlarni keltirib chiqaradi. Mijozlar hisoblari odatiy yoki noto'g'ri to'lov shartlari, kredit cheklovlari, chegirmalar va shunga o'xshashlar kabi anomaliyalarni tekshirish uchun muntazam tekshirilishi kerak. Mijoz ma'lumotlariga kiritilgan o'zgartirishlar to'g'ri hujjatlashtirilgan bo'lishi kerak va ruxsatsiz shaxslarning ma'lumotlarga kirish yoki tahrir qilishiga yo'l qo'ymaslik uchun boshqarish vositalari joriy qilinishi kerak.
- Aniq, aniq loyiq tasdiqlash jarayonini tuzish - Ko'pincha, korxonalar savdoni oshirish uchun zararli kredit odatlariga aylanadi. Albatta, bu shafqatsiz tsiklni keltirib chiqaradi, natijada kompaniya uchun fojiali bo'lishi mumkin. Kreditni kengaytirish juda yaxshi ish bo'lishi mumkin, ammo buni amalga oshirish uchun aniq bir jarayon kerak. Kredit cheklovlarini qachon va qanday baholash va bekor qilish, qachonki hisob-kitoblarni o'tkazishga va ariza berish jarayoni qanday amalga oshirilishiga oid aniq ko'rsatmalar bo'lishi kerak. Kreditni tasdiqlash jarayoni muntazam ravishda o'tkazilishi kerak, chunki sharoit o'zgaradi.
- Samarali billing jarayonini o'rnatish - mijozlarning billing va hisob-kitoblari samarali bo'lishi uchun aniq va qulay bo'lishi kerak. Narxlashdagi xatoliklar, o'lchov birliklari va shunga o'xshashlar jiddiy tahlikani keltirib chiqarishi mumkin. Bundan tashqari, schyot-fakturalar o'z vaqtida tuzilishi va yuborilishi kerak va ular ishlab chiqarilayotgan usul izchil va aniq bo'lishi kerak. Billing va hisob-kitobni yaxshilashning bir usuli - imkon qadar u avtomatlashtirilishi, shuning uchun bu yerda texnologiyaga tayanmang. Muammoli hisoblarni aniqlash uchun istisno hisobotlarini ishlatish. Iloji bo'lsa, xaridorlarga ba'zi ishlarni avtonomiya hissi bilan almashtirish uchun mijozlar portalini o'rnating.
- Naqd arizasini bekor qilish - Kelgusida to'lovlar to'g'ri qo'llanilishi kerak. Ular to'g'ri mijozga va tegishli schyotlarga qo'llanilishi kerak. Aks holda, kelishmovchiliklar yoki muammolar keyinchalik paydo bo'ladigan bo'lsa, dastlabki muammo bo'yicha nolga intilish juda qiyin bo'ladi. To'lovlar tezda qo'llanilishi kerak, chunki har qanday vaqtda hisob-kitoblarning dolzarbligi va muddati o'tganligini bilasiz. Jarayonni optimallashtirishning potentsial usullaridan biri oddiylik uchun cheklangan miqdordagi to'lov optsiyasini taklif qilishdir. Kundalik jurnallar zudlik bilan to'xtatilgan sanadan oldin. Mumkin bo'lgan taqdirda, pulni qayerda bo'lishiga yo'l qo'ymaslik kerak.
- To'plamni optimallashtirish - Debitoriyani to'g'ri optimallashtirish, to'lovlarni o'z vaqtida va samarali tarzda to'plashni ancha osonlashtiradi. To'lovlar to'g'ri qo'llanilganda, masalan, qaysi hisob raqamlarini sukut saqlash xavfi mavjudligini aniqlash oson. Kollektsiyalash ishlari izchil va metodik bo'lishi kerak. To'lov rejalarini muzokara qilish uchun aniq belgilangan jarayoni uning kompaniyaning umumiy maqsadlariga mos kelishini ta'minlash uchun belgilanishi kerak. Jarayonlarni qo'lda kiritilishdagi xatoliklarni kamaytirish uchun iloji boricha avtomatlashtirilgan bo'lishi kerak.
Hisob-kitoblarni oladigan jarayonlarni takomillashtirish uchun 8 ta eng yaxshi amaliyot
Amerika mahsuldorligi va sifat markazi yoki APQC Ochiq standartlar deb nomlangan standartlar majmuini yaratdi. Ular, deb hisoblanadigan qarzlarni qayta ishlash bo'yicha eng yaxshi amaliyotlarni belgilab beradilar va siz AR jarayonini hurmat qilish uchun ishlayotganingizda bebaho bo'lishlari kerak. Sizning qulayligingiz uchun APQC Open standartlarining sakkizta eng muhim fikrini jamladik:
- To'lovlarni to'lashda to'siqlarni bartaraf etish - Masalan, sizning mijozlaringiz uchun qaysi to'lov usullari ular uchun eng yaxshi ishlashini bilib olish uchun so'rovnoma qiling. U yerdan xaridorlarning o'z hisoblarini o'z vaqtida to'lashlarini osonlashtiradigan boshqa to'lov variantlari taklifini ko'rib chiqing.
- Kreditni boshqarishni ustuvor yo'naltirish - faqatgina savdo-sotiqni to'xtatib turish uchun kreditni kengaytirmaslik. Ushbu strategiya uzoq vaqt davomida qaytib keladi va yomon kreditni boshqarish jarayonlari tufayli yuzaga kelishi mumkin bo'lgan ko'pgina mumkin bo'lgan muammolarning bir misolidir.
- Hisob-kitoblarni muntazam ravishda ko'rib chiqing - Sizning hisob-kitoblaringiz holatini baholash va baholash uchun maxsus jadvalni tuzing. Ideal holda, u kamida haftasiga bir marta amalga oshirilishi kerak. Qanchalik tezroq xatolar topsangiz, ularni tezda tuzatasiz va ular sizning biznesingiz uchun katta muammolar keltirishi ehtimoldan yiroq.
- To'lov shartlarini qisqartirishni ko'rib chiqing - barcha mijozlar aniq-30 to'lov shartlari bo'lishi kerakligi haqida hech qanday qonun yo'q. Ko'pincha, qisqa muddatli to'lov shartlarini ishlatib, sekin-to'layotgan mijozlarni kamida biroz to'lashni talab qiladi, shuning uchun e'tiborga olish kerak bo'lgan variant.
- Billing Dispute Qarorini Jurnalini Yarating - Billing kelishmovchiligini ko'rib chiqish uchun muayyan jarayonni aniqlang. Bu jarayon nafaqat jarayonni soddalashtiradi, balki mijozlar ehtiyojini qondirishning yaxshilanishiga olib keladi, chunki sizning guruhingiz nizo yuzaga kelganda nima qilishni aniq bilib oladi.
- Avtomatlashtirish - ko'p sonli debitorlik jarayonlarini avtomatlashtirish uchun turli turdagi dasturiy ta'minot va texnologiyaning boshqa shakllarini o'rganing. Inson tarkibiy qismini olib tashlashingiz mumkin bo'lgan narsalardan qanchalik ko'p bo'lsa, butun jarayoni qanchalik aniq va ishonchli bo'ladi. Ko'pgina dasturlar juda qimmat, ammo Roy juda katta, chunki kamroq xatolar bor va ko'p hollarda xodimlarning samaradorligi ham ortadi.
- Proaktiv koleksiyonlar jarayonini yaratish - To'plamlarni birinchi o'ringa qo'yish va aniq, ixcham kollektsiyalarni yaratish strategiyasini joriy etish. Ideal holda, erta aralashish. Hisobingiz o'tmishdagi ustunga o'tganda, sizning jamoangiz hamma joyda bo'lishi va nima qilish kerakligini bilishi kerak.
- Bill elektron tarzda - Agar sizda shunday vositalar mavjud bo'lsa, mijozlarni elektron shaklda billingni ishga tushiring. Elektron hisob-fakturalarni va to'lovlarni qo'llab-quvvatlamaydigan ba'zi kishilar bo'lishiga qaramasdan, bugungi kunda aksariyat kompaniyalar bu erda. Sizga jo'natishingiz kerak bo'lgan qog'ozlarni tekshirish va jo'natishingiz kerak bo'lgan oz qog'ozli tekshiruvlar jarayonni osonlashtiradigan va aniqroq bo'ladi.
Ko'rib turganingizdek, qarzdorlikni oshirish va optimallashtirish uchun noldan boshlash shart emas. Siz bir vaqtning o'zida bitta maydonni tanlashni tanlashingiz mumkin, yoki siz to'liq bug'ni oldinga surib, barchasini birdan o'zgartirasiz. Qanday bo'lmasin, sizning hisob-kitoblarni optimallashtirishga qaratilgan har qanday qadamlar uzoq muddatda g'ayrat bilan qoplanadi.