Muvaffaqiyatli hodisa joyini topish uchun qadamlar
Agar siz rejalashtirgan tadbir turini va uning maqsadini allaqachon aniqlagan deb hisoblasangiz, bu makonni o'zi tanlab olish jarayonini boshlashingiz bilan boshqa ko'pgina omillar e'tiborga olinishi kerak.
Quyidagi ushbu yo'l xaritasi sizni mukammal hodisa joyini tanlashda sizga yordam beradigan yordam beradi.
Maqsadli auditoriyani aniqlang va mehmonlar ro'yxatini biling
Voqealar rejasini rejalashtirish paytida siz bilishingiz kerak bo'lgan eng muhim ma'lumotlardan biri sizning mehmonlaringiz va qancha ishtirok etishni kutmoqdasiz. Voqealar turi, albatta, makon tanlovi haqida ma'lumot beradi, bir voqea maydoni uchun eng katta sınırlayıcı omil biri uning imkoniyatlari. Mehmonlar sonini aniqlash uchun eng kam taxminiy qiymatni bilishingizga ishonch hosil qiling (bu sizning intervalingiz bo'lishi mumkin). Shuningdek, tomoshabinlarni ham ko'rib chiqing. Voqealar nafaqat tadbirning o'zi, balki mehmonlarning lazzat va istaklarini aks ettiradi.
Voqealar sanasini aniqlash
Taqvimingizni tekshiring, chunki vaqt-vaqti ko'p qarorlarga, jumladan sizning tanlov joyingizga ta'sir qiladi. Sizning mehmonlaringiz ro'yxatidan so'ng, tadbiringiz sana keyingi cheklovchi omil bo'ladi.
Qaysi turdagi rejani rejalashtirganingizga qarab, o'zingiz xohlagan joyni olish uchun o'zingizning tadbir kuningiz bilan moslashuvchan bo'lishingiz yoki siz istagan sanani olish uchun sizning makon tanlashingiz bilan moslashuvchan bo'lishingiz kerak. Siz yoki mijozingiz qaerda moslashuvchanligini bilish uchun makonni rejalashtirishni boshlashingiz kerak.
Quyida keltirilgan ba'zi savollar:
- Sizning mehmonlaringiz o'z dasturlari asosida ishtirok etishlari mumkin bo'lgan paytda qachon bo'lishlari mumkin?
- Qanday joylar o'sha paytlarda tegishli va bo'sh joyga ega?
- Sizning boshqaruvingiz jamoasi uchun tadbirni o'tkazishga eng yaxshi vaqt qachon?
Byudjetni hisoblang
Ochiq tugagan byudjet bilan har bir kishi buyuk hodisani rejalashtirishi va cheksiz tanlash joyiga ega bo'lishi mumkin. Lekin ehtimoldan ko'ra, sizning moliyaviy resurslaringiz cheklangan va sizning moliyaviy cheklovlaringizning boshlanishidan xabardor bo'lishingiz kerak. Hatto tadbiringiz byudjeti oddiy narx oralig'i yoki oralig'i bo'lsa. Voqeani rejalashtiruvchi har doim ham oqilona byudjet ichida katta hodisani rejalashtirishi mumkin.
- Kosmik, texnik va ovqat xarajatlari uchun byudjet parametrlari doirasida joylar bormi?
- Xizmatlar uchun qulay narxni muhokama qildingizmi va o'zingizning rolingizni qadrlaysizmi?
- Xarajatli xarajatlar rejadan oshib ketgan taqdirda siz byudjetga moslashuvchanlikni ta'minlaysizmi?
Turli joylarni tortib oling
Mehmonlar ro'yxatlari soni va mumkin bo'lgan tadbirlar kunlari qisqartirilgach, tadbir o'tkaziladigan joylarni aniqlash muhim ahamiyatga ega. Mehmonxonalar, tadbirlar yoki konferentsiya markazlari korporativ tadbirlar va to'y marosimlari uchun eng mashhur tadbirlar qatoridir, ammo ular faqatgina variantlar emas.
Bu fikrlashda ijodiy bo'lish vaqti keldi. Quyidagilarga e'tibor bering:
- Yig'ilishingizning mavzusiga asoslanib, qaysi uchta eng yaxshi joyni eslaysiz?
- Sizning mehmonlar ushbu uchrashuvga qaerdan ketmoqchi?
- Sizning mehmonlaringiz uchun nima qulay bo'ladi?
- Mehmonxonadan tashqari, qanday kutilmagan joylar RSVP stavkasini oshirishi mumkin?
Faoliyat maydonining o'ng turini toping
Siz tanlagan joy siz rejalashtirgan tadbir turi uchun mos joyga ega bo'lishi kerak. Voqealaringiz raqs maydoniga muhtojmi? Sizda PA tizimiga ehtiyoj bormi? Gapiruvchi podium yoki proektor ekrani haqida nima desa bo'ladi? Sizga qanday jadvallarni o'rnatish kerak? Ushbu turdagi savollarni ko'rib chiqishdan tashqari, o'zingizga quyidagi savollarni berishni rejalashtirish uchun eng yaxshi joylar:
- Voqealar joyingiz dasturingiz yoki hodisangizning maxsus mezonlariga javob beradimi?
- Joyda ishlab chiqarish, o'yin-kulgi, A / V, ovoz va boshqa texnik ehtiyojlar mavjudmi?
- Korxonaning holati tashkilotingizning yuqori standartlarini aks ettiradimi?
Venue Services va cheklovlarni ko'rib chiqing
Voqea joyining to'g'ri turini topishdan tashqari, siz boshqa joyga taklif qilingan boshqa xizmatlar turlarini ko'rib chiqishingiz va ularning qiymatini tadbirga kiritishingiz kerak. Ba'zi joylarda shuningdek, boshqa xizmatlar uchun sotuvchi yoki etkazib beruvchilarni topish uchun ishlashingiz kerak bo'lgan afzal mahsulotlar ro'yxati bo'ladi. Boshqa joylarda dekoratsiya yoki tadbirning o'ziga xos jihatlari cheklangan. So'raladigan ba'zi savollar quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- Ushbu makon yaxshi mashinalar qilish imkoniyatlari yoki valet taklif qiladimi?
- Ushbu makon xavfsizlikni taklif qiladimi?
- Ushbu makon ovqatlanish, gullar, choyshablar va stol liboslari kabi qo'shimcha xizmatlarni taklif qiladimi?
- Ushbu makonda tartib o'rnatiladimi yoki ekipajni tozalash kerakmi?
- Ushbu makon siz bilan birga ishlaydigan boshqa sotuvchilarni cheklab qo'yadimi?
- Ushbu makonda oziq-ovqat va ichimliklar minimlari mavjudmi?
Venue Reputation-ni ko'rib chiqing
Xizmat ko'rsatish joyining obro'si juda muhim. Bu, odatda, yaxshi hodisani ushlash va buyuk hodisa ro'y berishi o'rtasidagi farqdir. Vaqtni boshqaradigan makon, xodimlar va mijozlar doimo eslab qolinadi. Mashinaning obro'siga baho berish uchun quyidagi savollarni ko'rib chiqing:
- Konferentsiya menejeri, ovqatlanish menejeri yoki ijrochi oshpazining vazifasi nima?
- Boshqaruv sizni VIP mijozi yoki ko'pgina dasturlardan biri kabi muomala qiladimi?
- Sizga ko'mak berishni istagan joy qanchalik moslashuvchan?
- Ularning fikrlari yoki sharhlari bormi?
- Maydon sizga o'xshash hodisalardan fotosuratlar taklif qiladimi?
Dam olish maskaniga tashrif buyurish
Logistika va vaqtni mutlaqo to'sqinlik qilmaguncha, har bir tadbirni rejalashtiruvchi har qanday joyga kelishdan oldin saytni tekshirishni amalga oshirishi kerak. Rasmlar juda foydali bo'lishi mumkin, lekin faqatgina shaxsan baholanadigan ko'plab jihatlar mavjud. Mashinani safari va kirish joyidan hammomlarga qadar bo'lgan joyga sayohat qilishni so'rang. Siz qilgan xursandchilikni his qilasiz!
Mijozlar afzalliklarini qo'shing
Kun oxirida tadbir rejalashtiruvchilari o'z mijozlariga o'z takliflarini taqdim etishi kerak (u kompaniyaning rahbarlari yoki boshqaruvi yoki tashqi mijoz kabi ichki mijoz bo'lishi mumkin) va ma'qullashlarni olishlari kerak. Maydonlarni rejalashtirish bosqichida mijozga nisbatan o'zingizga savol berishning yagona savollari mening mijozlarimni tavsiya qiladimi? Ushbu savolga ba'zi ishonch bilan javob berish uchun siz mijozning istak va preferensiyalarini boshidan tushunganingizga ishonch hosil qilishingiz kerak.