Seminar, ehtimol, rejalashtiruvchilarning tashkil etadigan eng keng tarqalgan tadbiridir. Ko'pgina seminarlar ½ kun yoki to'liq kun sifatida belgilanadi. Seminarni rejalashtirish uchun nazorat ro'yxatini yaratishdan manfaatdor bo'lganlar uchun quyidagi seminarni rejalashtirish va bajarish uchun yuqori darajadagi tuzilmalar taklif etiladi.
Ko'p kunlik yoki ko'p sessiy konferensiyani rejalashtirayotganlar uchun shunga o'xshash usulni ko'rib chiqing. Biroq, seminar rejalashtirishni nazorat qilish ro'yxati ancha uzoq bo'ladi.
01 - Voqeani nishonini tasdiqlang
- Tomoshabin kimlar?
- Seminar mavzusi nima?
- Qaerda bo'lishi kerak?
- Nima uchun odamlar ishtirok etadi?
- Seminarning kun tartibi nima?
02 - Apex Voqealar Texnikasi ko'rsatmasini ko'rib chiqing
Konvensiya sanoat kengashi tadbirlarni rejalashtirish uchun tafsilotlarni kuzatish uchun voqea yoki yig'ilishni rejalashtiruvchiga yordam beradigan eng yaxshi amaliyotlarning mukammal manbai sifatida qaraladigan bir qator vositalarni yaratdi. Bepul yuklab olish vositalari bilan, har qanday tadbirni rejalashtiruvchiga tegishli tafsilotlar ro'yxatini tuzishga yordam beradi. Bunga quyidagilar kiradi, ammo ular bilan cheklanmaydi:
- Voqealar profili (sana, vaqtlar, joylashuv, kontaktlar va boshqalar)
- Tantanali tadbirlarni tashkil qiluvchi / mezbon aloqa ma'lumotlari
- Yetkazib beruvchi aloqa ma'lumotlari
- Attendee profili
- Kerakli joy kerak
- Oziq-ovqat va ichimliklar
- A / V talablari
- Funktsiya / xona sozlash
03 - Voqealar profilini yaratish
Agar rejalashtiruvchi tadbirni qamrab olishi bilan bog'liq ba'zi asosiy savollarga ega bo'lsa, yig'ilish uchun mumkin bo'lgan joylarni tadqiq qilish vaqti keldi. Voqeani tashkil qiluvchi va mezbonning ishtirok etadigan joyini aniqlash uchun seminarning tashkilotchi va mehmon uchun qulay bo'lishi mumkin bo'lgan (g'oyalar ro'yxati cheksiz bo'lishi mumkin):
- Mahalliy mehmonxona
- Mahalliy konferensiya
- Maxsus restoran maydoni
- Maxsus klub muzeyi / san'at galereyasi
04 - Chizmachilik seminari uchun zaruriy takliflar va takliflar.
Ko'p joylar mumkin bo'lgan seminarlar uchun baho berishdan xursand. Kechki ovqat yoki savdo aloqasi quyidagi BEO ma'lumotlariga kerak bo'ladi:
- Voqealar uchun mumkin bo'lgan sana (lar)
- Ishtirokchilar soni
- Xonani sozlash uslubi (sinf, u-shakli va boshqalar)
- Voqealar vaqti (o'rnatish / yo'q qilish uchun hisob)
- Oziq-ovqat va ichimlik talablari
- A / V ehtiyojlari (ekranlar, mikslar va shu kabilar)
- Xonalarni sozlash
Maslahat: Sizning hodisangizni mehmonxonadan ajratish uchun A / V texnik xodimini yollang.
05 - Kun tartibini tasdiqlash va / yoki rivojlantirish
Voqeani rejalashtiruvchisi voqea tashkilotchisi / xosti bilan yaqin hamkorlik qilish uchun juda muhim, chunki tadbir kun tartibidan birinchi suhbatdan voqeaning haqiqiy kunigacha o'zgarib turadi. Voqeani rejalashtiruvchi rejani o'zgartirishga va har bir narsani muammosiz ishlashiga ishonch hosil qilish uchun joy bilan yaqindan ishlashga tayyor bo'lishi kerak.
06 - BEO kelishuvini tasdiqlang
Rejalashtiruvchi ishtirokchilar sonini bilgan va seminar uchun logistika talablarini bilganidan so'ng u tadbir maydonini va unga bog'liq talablarni ta'minlashi kerak. Ko'pgina shartnomalar rejalashtiruvchiga oziq-ovqat va ichimliklar iste'molini kamaytirish / tadbirni o'tkazishga imkon berishi kerak. Biroq, ko'plab kelishuvlar, guruhlar miqdorini kamaytirishga imkon beradi, shuning uchun ham yaxshi baholang.
07 - Voqealar aloqasi va materiallarini yaratish
Bu ba'zi rejalashtiruvchilar ishtirok etishi mumkin bo'lgan narsadir, boshqalari esa bo'lmasligi mumkin. Aslida, ba'zi uchrashuv rejalashtiruvchilari quyidagilardan har biri uchun javobgar bo'ladi:
- Voqealar taklifnomalarini yaratish
- Bosib chiqarish dasturi va boshqa materiallar
- Ishtirokchilarga sovg'alarni taqdim etish
- Nom nishoni yaratish
- Yuk tashish belgisi va namoyishlari
08 - Logistikani yakuniy xodisalar bilan ishlang
Tadbirdan oldin, tadbir oldidan uchrashuv rejasini bajaruvchi bir necha muhim qadam mavjud. Bunga quyidagilarni tasdiqlash kiradi:
- Ilova karnaylari
- Voqealar A / V talablari
- Tadbir ishtirokchilari soni
- Asosiy rol va mas'uliyat
- Voqealar materiallari ehtiyojlari (bir necha marta tekshiring)
09 - Voqeani o'rnatish
Voqeani o'rnatish uchun BEO jadvali vaqtiga yo'l qo'yganingizga ishonch hosil qiling va tadbirdan taxminan ikki soat oldin kelishi tavsiya etiladi.
Maslahat: Agar seminar ertalab rejalashtirilgan bo'lsa, sizning guruhingizdan avvalgi tunni o'rnatishga ruxsat berish uchun joy sotish kontaktini so'rang (lekin jamoat joylarida qimmatli hech narsa qoldirmang).
Tadbir uchun barcha tadbir materiallari, tarqatma materiallar, tabriklar, namoyishlar, sovg'alar, ro'yxatga olish jadvallari , nishonlar va boshqalar tayyor bo'lishi kerak.
Ogohlantirish: Dinamiklar, ba'zida, slaydlarni kecha oldin o'zgartiradilar va voqea 10 minut oldin energiya nuqtasiga qo'shilishi kerak bo'lgan yangi prezentatsiyalarni taqdim etadilar.
10 - Voqeani bajarish
Siz tayyorlaganingizdan so'ng seminarga tayyorgarlik vaqti keldi. Quyidagilarni kuting:
- Ba'zi ishtirokchilar har doim erta kelishadi.
- Ba'zi ishtirokchilar har doim kechikib kelishadi.
- Tez-tez texnik jo'shqinlik mavjud.