Yig'ilishlar uchun rasmiy taklifnomalar yozish

Uchrashuv va uchrashuv rejalashtiruvchilari yig'ilishlar, rag'batlantiruvchi sayohatlar va ular tashkil etgan boshqa dasturlar uchun rasmiy taklifnomalar va materiallarga o'z hissalarini qo'shishlari yoki yozishlari kerak. E'tiborli vazifa kabi tuyulishi shart emas, lekin taklifnoma qoidalariga rioya qilish va mehmonlaringiz uchun muhim ma'lumotlarni etishmaslik uchun ba'zi qadamlarni bajarish muhimdir.

Qanday qilib:

1. Faoliyat mavzusini yaratish. Rasmiy taklifnomalar va materiallarni tayyorlashdan oldin, rejalashtiruvchilar dastur uchun jozibali mavzuga ega ekanligiga ishonch hosil qilishlari kerak. Quyidagi savollar miya bo'roni jarayonini boshlashga yordam beradi: Ta'lim konferensiyasi, seminar yoki rag'batlantiruvchi sayohatmi? Qaerda ushlab turiladi? Bu joy yoki makon haqida noyob narsa bor? Tadbir uchun qo'pol dastur nima? Dasturning ba'zi maqsadlari qanday? Nima uchun qatnashuvchi ishtirok etishni xohlaydi? Ushbu savollar buyuk tadbir mavzusini tashkil etishga yordam beradi.

1. Elektron taklif yaratish. Ko'p rasmiy taklifnomalar va materiallar muhim voqealar uchun hozirgi vaqtda RSVP jarayonida qo'lga olinishi kerak bo'lgan muhim voqea logistikasi hajmidan: ro'yxatga olish , kontakt ma'lumoti, parhez talablari, nogironlik, transport ehtiyojlari, dastur tafsilotlari, faoliyat ma'lumotlari va boshqalar. Eslatma: Kichik murakkab voqealar voqea tafsilotlarini va RSVP kontaktlarini o'tkazish uchun elektron pochta orqali yuborilgan bitta veb-sahifani yoki grafik dizayn tasviridan foydalanishi mumkin.

2. Chop etilgan taklifnoma yarating. Dasturingiz yoki hodisangiz xarakteriga qarab, taklifnoma sizning mehmonlaringizni o'zingizning borligini qadrlashingizni bilish uchun sizni rasmiy taklifnomalar va eslatmalar yozishingiz kerakligini taklif qilishi mumkin. Bu voqea materiallaridan farq qiladi; Buning o'rniga, mehmonga va uning nomiga, tadbir mavzusiga, sana (lar) va / yoki vaqt (lar) va RSVP kontaktiga qimmatbaho ma'lumot beruvchi oddiy taklifnomani ko'rib chiqing.

1. Rasmiy tadbir takliflarini yozish. Elektron taklifnomaning bir qismi sifatida siz dastur va hodisa haqida yuqori darajadagi ma'lumotlarni bayon qilishingiz kerak. Misol uchun, agar bu rag'batlantiruvchi safar yoki ko'p kunlik konferentsiya bo'lsa, maqsad, asosiy mehmonxona / konferentsiya o'tkazish joyi, asosiy mavzu, ma'ruzachilar (shu jumladan bios), jadval, tadbirlar, logistika va tafsilotlar ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida. Taklifnomalar va materiallar ishtirokchilarga ishtirok etish uchun sabablarni taqdim etishi va har doim harakatga chaqirishi kerak.

1. Taklif etiketi maqsad / joyni ko'rib chiqish bilan boshlanadi. Rasmiy taklifnomalar va materiallarni yozganda, siz hech qachon dasturni o'tkazadigan joyga hech kim bormagan deb taxmin qilish har doim xavfsizdir. Ya'ni, dasturning amalga oshirilayotgani va / yoki mehmonxona / ob'ekt / makonning qisqacha sharhini yozishingiz kerak. Agar ko'p kunlik tadbirni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, ushbu ma'lumotni iloji boricha yuqori darajada saqlang, lekin mehmonga joy haqida noyob tushuntirishlarni taqdim etish uchun etarli ma'lumot borligini va nega u erda o'z vaqtlarini sarflash kerakligini tekshiring.

2. Taklif etiketi hodisalar jadvalini talab qiladi. Agar siz rag'batlantiruvchi dastur kabi ko'p kunlik tadbirni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, mehmonlar o'z vaqtlarini siz bilan mos ravishda rejalashtirishi uchun imkon qadar batafsilroq ma'lumotlarni kiritishi kerak. Demak, sizning taklifingiz qatnashish usullari va ishtirok etishlari kutilgan vaqtlarni, ish uchrashuvlari va tadbirlar (va faoliyat tanlovlari), ovqat haqida ma'lumot va chiqish ma'lumotlari haqida ma'lumot beradi.

3. Taklif etiketi faoliyat tavsiflarini talab qiladi. Rasmiy taklifnomalar va materiallarni yozganda, mehmonlar o'zlarining manfaatlariga mos kelishini yaxshiroq aniqlashga yordam beradigan turli tadbirlar haqida ma'lumot beradi. Sizning golf dasturingiz 1/2 kun yoki to'liq kunlik tadbiringizmi? Daryo oqimining "sinf" nimani anglatadi? Tadbirni uyushtiradigan balandlik nima va bu tog 'velosiped dasturi sizni qanchalik baland qiladi? Bir rasm sinfiga qancha vaqt ketadi va ular nima o'rganadilar?

1. Taklif etiketi yig'ilish logistikasi haqida ma'lumot talab qiladi. Shunga qaramay, siz ko'p kunlik dasturni qabul qilsangiz, mehmonlar quyidagi narsalarning har biri to'g'risida batafsil ma'lumot olishlari kerak:

   • Parvozlarni bron qilish
   • Tadbirni ro'yxatga olish
   • Xona rezervasyonları
   • Aeroportga yo'llash
   • Liboslar kodi
   • Ob-havo
   • Ro'yxatga olish jarayonlari
   • Qaytarilmaydigan narsalar
   • Xostdagi xodimlarning aloqalari

2. Yakuniy tadbir kun tartibini ishlab chiqish. Bu taklifnoma materiallaridan farqli ko'rinadi, lekin kelgusida taklif etilgan mehmonlarga yoki tadbirga borishdan oldin taqdim etilishi kerak. U qachon va qaerda rejalashtirilganligi haqida umumiy ma'lumot bilan soatbye (soatni birlashtirish uchun yaxshi) kiritishi kerak. Agar bir vaqtning o'zida rejalashtirilgan bir nechta ta'lim treklari mavjud bo'lsa, ishtirokchilarga qaysi mavzularni qachon va qaerda rejalashtirilganligini bilib olish uchun guruhlarda ushbu treklarni belgilash foydalidir.

1. Faoliyat maktubini yaratish. Ko'plab rejalashtiruvchilar xush kelibsiz xatlarga qanday ma'lumotlarni kiritishlari kerakligi haqida ma'lumot berishadi. Eng yaxshi maslahat - xush kelibsiz xabarni soddalashtirish va mehmonlarga ularning xushmuomalalik va minnatdorchiligini bildirishga imkon berishdir. Taklif etiketi xatni tadbirning rasmiy xodimi tomonidan imzolanishi kerakligini bildiradi.

   Eng ko'p bekor qilingan tadbir taklifnomalaridan biri chiqish xabarnomasidir. Xush kelibsiz maktub va har qanday sovg'alar tarkibida mehmonlarning qay yo'sin ketishi haqida ma'lumot olish muhimdir.

2. Menyu kartalari yarating. Nonushta, tushlik yoki kechki ovqatni rejalashtirasizmi, mehmonlar ovqatlanishning har bir yo'nalishi uchun menyu elementlarini aks ettiradigan menyu kartalarini ko'rishni har doim qadrlashadi. Bu ularga o'z stolida boshqalar bilan uchrashayotganda gapirishga imkon beradi va kutish xodimlariga tezda dasturni kuzatib turish uchun mehmonlarning menyu tanlovlarini tezda olishiga imkon beradi. Izoh: Agar ovqatlanish vaqtida ba'zi bir noyob ko'ngilxushlik uchun tematik desert kabi maxsus ajablantiradigan narsa rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, bu narsalarni maxsus effektni kuchaytirish uchun menyu kartasidan saqlab qo'yish foydali bo'ladi.

3. Rag'batlantiruvchi sovg'a kartalari yarating. Bu borar sovg'asi yoki yostiq sovg'asi bo'lsin, har qanday minnatdor sovg'asi sovg'a kartasi bo'lishi kerak. Bu "rahmat" xabarlarini kuchaytirish va mehmonlaringizni o'zgacha his qilish uchun imkoniyatdir. Voqeaning mavzusini aks ettiruvchi so'zlar va xabarlarni kiritish foydali.

4. Shaxsiy chiqish xabarnomalarini yaratish.

   Chiqishdan bir kun oldin, parvoz raqami va chiqish vaqti, shu jumladan, ular ketishi kerak bo'lgan eslatib turadigan xonalarga xabarlar yuboring. Logistika rejalashtirish paytida e'tiborga olinmagan bo'lishi mumkin bo'lgan har qanday so'nggi daqiqali xatolarni tuzatish imkoniyatini beradi.

Maslahatlar:

1. Ajoyib grafik dizaynerlaringiz va onlayn ro'yxatdan o'tish jarayoni borligiga ishonch hosil qiling. Muammo bugungi kunda juda ko'p turli xil onlayn-voqea qaydnomasi tizimlarining mavjudligi, ammo ular ko'plab xususiylashtirishni talab qilishi yoki uchinchi tomon tizimlaridan foydalanish hali ham taklif asosida bir oz qimmatli hisoblanadi. Shuning uchun ko'pchilik rejalashtiruvchilar o'zlarining uy qurollari va resurslariga tayanadilar.
2. O'zingizga buyuk ish yuritish do'konini toping. Garchi tashkilotlar elektron aloqa turlarini ishlatish uchun ko'proq harakat qilsa-da, bu hali bosib chiqarilgan taklifnomalar va tadbir materiallari ta'sirini o'zgartirmaydi. Tadbiringiz mavzusiga mos keladigan ish yuritadigan narsalarni qidirib ko'ring va qiziqarli va teatr yaratish uchun qog'oz va o'lcham turlarini o'zgartiring. Sizning mehmonlaringiz bu harakatni sezadilar.
3. Andoza yaratish va u erdan ko'chirish. Planlashtiruvchilar shablon taklifnomalar va materiallarni yaratishlari va oldingi dastur va hodisalar shablonlaridan yangi voqealarni yangilashlari kerak. Albatta, yangi ish yuritish, grafikalar, matnlar va boshqalar tanlanishi va foydalanilishi kerak, shuning uchun har safar ma'lum miqdordagi xususiylashtirish talab qilinadi.