Resurslar hujjatida mavjud kalit ma'lumotni bilib oling
Nima uchun manba hujjatlari muhim
Manba hujjat buxgalteriya hisobi va hisob-kitob jarayonida muhim ahamiyatga ega, chunki bu moliyaviy operatsiya sodir bo'lganligining dalili hisoblanadi.
Kompaniyani auditorlik tekshiruvi o'tkazilsa, dastlabki hujjatlar buxgalteriya jurnallari va umumiy hisob kitobini shubhali auditorlik izi sifatida saqlaydi.
Agar biznes uchun manba hujjatning saqlanishi, shaxsiy soliqlaringiz uchun soliq imtiyozli narsalar uchun tushumlarni saqlash kabi. Soliqlaringiz tekshirilganda, ular ushbu xaridlarni amalga oshirganligingizni tasdiqlaydi. Sizning biznesingiz uchun ham xuddi shunday, lekin ish joyida siz oltinni faqat soliqqa tortiladigan xarajatlar uchun saqlamaysiz. Siz har bir moliyaviy bitim uchun asl hujjatlarni saqlaysiz.
Qanday manba hujjatlari taqdim etilsin
Manba hujjat bitimning barcha asosiy faktlar, masalan, bitim tuzilgan miqdori, bitimning maqsadi va bitim tarixi kabi tavsiflanadi.
Quyida umumiy manba hujjatlarning bir nechta misollari keltirilgan:
- bekor qilingan chek
- hisob-faktura
- kassa pulligizga.Albatta
- kompyuter tomonidan olingan ma'lumotnoma
- mijozning qaytarib berilishi uchun kredit eslatmasi
- xodimlar uchun vaqt kartasi
- depozit kartasi
- xarid buyurtmasi
Manba hujjatlariga qanday munosabatda bo'lish kerak
Manba hujjat, operatsiyadan keyin eng qisqa vaqt ichida tegishli hisob jurnalida qayd etilishi kerak. Yozib olingandan so'ng, barcha manbalar hujjatlari tizimga joylashtirilishi kerak, ular kerak bo'lganda va olinishi mumkin.
Ba'zi hollarda, ushbu manbaning hujjati sizning nazoratingizda qolganligini aniqlash uchun qamoqxona zanjirini ta'minlash muhim bo'lishi mumkin.
Manba hujjatlar va boshqalar. Fotokopiler
Ko'p hollarda manba hujjatlarining fotokopisi qonuniy qabul qilinadi. Ichki daromad xizmati, masalan, 1997 yildan buyon o'qib chiqilgan ma'lumotlarning fotokopisini qabul qilib, aslida mavjud bo'lgan barcha ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va skanerlash jarayoni doirasida ushbu ma'lumotni bir xil shaklda taqdim etadi. original.
Xarid qilingan narsalarni va narxni to'laydigan materialni ko'rsatadigan materiallar, ammo etkazib beruvchining nomisiz skaner qilingan materiallar talablarga javob bermaydi. To'liq ma'lumotnomada taqdim etilgan, lekin Word yoki Excel formatida qayta yozib olingan hujjat ham tegishli emas.
IRS standarti - aniq, aniq va asl nusxasini ko'paytirish - ko'plab korxona va davlat idoralarida ishlatiladigan standart. Biroq, boshqa tashkilotlar, bu umumiy talablarni qo'shib qo'ydi.
Masalan, Vashington universiteti faqat PDF yoki TIFF shakllarida taqdim etilgan 300 dots / dyuym (dpi) minimal zichlikda skaner qilingan asl hujjatning fotokopisini almashtiruvchi sifatida qabul qiladi; JPEG fotokopisini qabul qilmaydi.
Agar saqlashni osonlashtirish uchun buxgalteriya yoki yuridik hujjatlarni skanerlashni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, foydalanmoqchi bo'lgan formatdagi hujjatlarni qabul qilishlariga ishonch hosil qilish uchun tegishli muassasa bilan maslahatlashing.