Organizmni tashkil qilish, sizning ish stolingizdagi murakkabliklarni yo'q qilish va tozalashni talab qiladi. Tashkilot sizning biznesingizning turli qismlari uchun tizimlar va tartiblarni yaratishni o'z ichiga oladi; bu sizga yanada samarali va foydali bo'lishga yordam beradigan salohiyatga ega. Quyida keltirilgan g'oyalar sizning kichik biznesingizda yanada uyg'unroq bo'lishingiz mumkin bo'lgan eng yaxshi usullardan biridir. Sekin va barqaror yaxshilanish uchun birgina harakat qiling yoki har yili o'zingizning biznesingizda har oy yangi tashkiliy jarayonni joriy qilishni rejalashtiring.
01 - Hujjatlar va hujjatlarni nazorat qilish
Siz bilan birga ishlayotgan hujjatlar turini yaxshiroq bilib olishingiz uchun sizning ofis filial tizimini yaratish yoki yaxshilash vaqti keldi. Susan Uord sizning qog'oz jarayoningizni yaratishda yoki nozik sozlashda va uni uyushtirishda yordam beradigan hujjat boshqaruv tizimini yaratish uchun foydali qo'llanma yaratdi .
Agar siz qog'ozsiz ofisga ko'chib o'tishni boshlashingiz kerak bo'lsa ( birinchi navbatda ushbu imtiyoz va kamchiliklarni o'qing ), siz FreshBooks kabi onlayn hisob-faktura va to'lov xizmatlarini ishlatib, DocuSign kabi raqamli imzo dasturiga o'tish orqali siz tushumni skanerlash va raqamlashtirish orqali boshlashingiz mumkin , Ma'lumotlarni zahiralash va arxivlash uchun Cloud-dan foydalanishingiz mumkin. Yil davomida tadbirlarda biznes kartalarini yig'sangiz, biznes karta skaneriga sarmoya kiritishni yaxshi bilishingiz mumkin, shunda siz tezda kontakt ma'lumotlarini raqamli holga keltirishingiz va qog'ozli kartalarni kesib olishingiz mumkin.
02 - To'g'ri mahsuldorlik vositalarini ishlating
- Kontaktni boshqarish. Sizning mijozlaringizni tarmoqqa ulanganda tanishgan odamlarni eslab qolishdan boshlab, har bir kichik biznes egasiga aloqa ma'lumotlarini boshqarish uchun tizim kerak. Salesforce kabi keng qamrovli mijozlar bilan aloqalarni boshqarish (CRM) tizimini tanlashingiz mumkin yoki sizning biznesingiz uchun ishlash uchun mavjud Kontaktlar ilovasini o'rnatishingiz mumkin.
- Uchrashuvlar va muloqot. Uchrashuvlar yuzma-yuz, telefon orqali yoki video-chat orqali bo'lsin, jarayonni yanada uyushtirishning bir usuli bor. Oldindan, vaqtida va undan keyin uchrashuvlarni yanada uyushtirish uchun Do kabi xizmatlardan foydalanishingiz mumkin.
- Buxgalteriya hisobi va buxgalteriya hisobi. Tez-tez Onlaynlar, Xeron va To'lqinlar kabi vositalar yordamida hisob-kitob qilish, to'lovlarni amalga oshirish va pul oqimlarini boshqarish.
- Sayohat va xarajatlarni kuzatish. Sayohat rejalarini osonlashtirish uchun Expedia va TripAdvisor kabi ilovalardan foydalanishingiz mumkin. Keyinchalik, yo'lda bir marta, Expensify kabi ilovalar sizning uyga borganingizda xarajatlarni kuzatib boradi va hisobot berishga yordam beradi.
- Ijtimoiy media boshqaruvi. Agar siz uni sistematik va uyushqoq tarzda yurgizayotgan bo'lsangiz, ijtimoiy axborot vositalarida qancha vaqt sarflanishi mumkinligini hammamiz bilamiz. Shuning uchun Hootsuite va Buffer kabi uskunalar kichik biznes egalari uchun juda qimmatli bo'lishi mumkin.
- E-pochta boshqaruvi. Kichik biznesingizdagi Gmail-dan foydalansangiz, sizning kutubxonangizni tezkor ravishda olishingiz mumkin bo'lgan juda ko'p Google kengaytmalari mavjud. Agar boshqa elektron pochta ilovasini foydalanayotgan bo'lsangiz, avtomatik filtrlash, eslatmalar va yana ko'p narsalar uchun SaneBox harakat qilib ko'ring.
- Loyiha boshqaruvi. Yaxshi loyiha boshqaruvi ilovasi vazifalarni kuzatib borish, fayllarni almashish va jamoa a'zolarining hammasini bir joyda hamkorlikda yordamlashtiradi va siz o'zingizning ishingizni uyushtirish uchun foydalanishingiz mumkin bo'lgan eng yaxshi vositalardan biri bo'lishi mumkin. Hammaga o'xshash loyiha boshqaruvi uchun Basecamp yoki Asana ni sinab ko'ring.
Hosildorlik juda shaxsiy jarayondir va siz kerakli ilovalar siz bajaradigan ishingiz va ishlashga moyilligingiz uchun o'ziga xos bo'ladi. Jarayoningizda yangi vositani qo'llashdan oldin ehtiyojlaringizni tekshirish uchun vaqt ajrating. Ko'proq o'ylayotganingizga muhtoj emassiz. Batafsil mahsuldorlikka vositasi ilhomlantirishi uchun ushbu maqolani 101 kichik biznes samaradorligi ilova bilan o'qib chiqing va ushbu 27 ta vaqtni tejaydigan ilovalarni o'rganing.
03 - Kompyuteringizni tashkil qiling
Quyida kompyuteringizni uyushtirilgan va qayta ishlaydigan shaklga ega bo'lish uchun qilishingiz mumkin bo'lgan narsalar ro'yxati keltirilgan:
- Ish stolingizni tozalang. Bu erga boradigan bir nechta yo'l bor va bu sizning ish uslubingizga va kompyuteringizdan qanday foydalanayotganingizga bog'liq. Ish stolingizdan axlat qutisidan tashqari barcha narsadan qutulishingiz mumkin (ish stolidagi ilova piktogrammalarining faqat yorliqlari ekanligini eslang - barcha haqiqiy ilovalar, odatda, ilovalar papkasida joylashgan). Yoki siz tez-tez ishlatiladigan ilovalar va fayllaringizga bir nechta yorliqlarni qo'shishingiz mumkin. Mumkin bo'lgan hollarda iloji boricha soddalashib ketadigan birinchi variantga qarshi xatolarga moyil bo'lib qolaman, lekin tez-tez ishlayotgan fayllarga oson kirish uchun tez-tez ish stoli orqali foydalanishga harakat qilaman. Keyin men ularni tugatganimdan keyin o'zlarining doimiy uylariga ko'chiraman.
- Raqamli fayl tizimini o'rnatish. Hujjatlaringizni doimiy yashashga topshirish haqida gapirar ekanmiz, siz o'zingiz uchun zarur bo'lgan hujjat tizimini yaratishingiz kerak, shuning uchun sizga kerak bo'lgan hujjatlarni topasiz. Fayl va papkalarni boshqarish bo'yicha ushbu qo'llanmada siz boshlashingizga yordam beradigan ajoyib maslahatlar mavjud.
- Dasturni yangilash. Agar kompyuteringiz dasturni va operatsion tizim yangilanishlarini avtomatik ravishda o'rnatishi uchun o'rnatilgan bo'lsa, ajoyib. Agar siz uchun qo'lda ishlov berilsa, kamida ikki oyda yangilanishlarni tekshirib ko'rishingiz kerak, chunki ko'pchilik xavfsizlik nayzalarini o'z ichiga oladi. So'ngra, yiliga bir marta foydalanadigan dasturiy ta'minotning joriy versiyalarini ko'rib chiqing va uni yangilash vaqtini belgilang.
- Viruslarni va ishlash muammolarini tekshiring. Qaysi turdagi kompyuteringiz bo'lishidan qat'i nazar, ularning hammasi virus yoki zararli dasturlardan (ha, hatto Macs!) Olishlari mumkin. Agar sizda Windows asosidagi kompyuteringiz bo'lsa, PCWorld-dan ushbu kompyuterga xizmat ko'rsatish bo'yicha maslahatlar kompyuteringizni sog'lom va uzluksiz ishlashiga yordam beradi.
- Ma'lumotlaringizni zaxiralash butunligini tekshiring. Siz ma'lumotingizni zaxiraga keltiryapsizmi? Agar yo'q bo'lsa, hozirgi kun uchun hamma narsani qoldirib, avval buni qiling. Siz Carbonite, Backblaze yoki CrashPlan kabi Cloud-asosidagi ma'lumotlar zaxira xizmatidan foydalanishingiz mumkin yoki kompyuteringizga ulangan tashqi qattiq diskdan foydalanishingiz mumkin (ikkalasini ham bajaraman). Har ikkala parametr bilan ham xizmatni yoki drayverni uzluksiz avtomatlashtirilgan zaxiralarni bajarish uchun sozlang, shuning uchun qo'lda biror narsa qilishingiz shart emas. Keyin, bir yoki ikki marta, zaxira xizmatiga kiring yoki haydovchiga tushing va atrofdagi narsalar borligini tekshirib ko'ring va mahalliy kompyuteringizga nusxalarini olishingiz kerak bo'ladi.
- Kirish qutingiz bilan urish. Ko'pgina kichik biznes egalari o'z elektron pochta qutilariga bo'lgan sevgi-nafratga ega. Buni yaxshi ko'rishadi, chunki u juda samarali va samarali aloqa vositasidir; lekin ular buni xohlamaydi, chunki u tezda keraksiz stressni keltirib chiqarishi mumkin . Qabul qilingan xabarnomangizni avtomatik ravishda saqlash, kunlik ma'lumotingizni tartibga solish va kun davomida sizning elektron pochtangizni tekshirishni cheklash kabi narsalar mavjud. E-pochta xabarlarini boshqarish uchun ushbu maqolani o'qing, bu sizning kutubxonangizga katta mahsuldorlik vositasi emas, balki katta vaqtni sarflash imkonini beradi.
Yuqoridagi tavsiyalar sizning kichik biznesingizni darhol ko'proq tashkil qilishingizga yordam beradi, lekin tezroq narsalar nazoratdan chiqishi mumkinligini esda tuting. Ushbu tadbirlarni bir oyda bir necha marta qog'ozlaringiz, mahsuldorlik vositalaringiz va kompyuteringiz holatini tez va oson ko'rib chiqishni amalga oshirish uchun qaror qabul qiling. Shunday qilib siz uyushgan holda turing va narsalarni juda ko'p darajada disorganizatsiya darajasiga yetkazasiz.