Y-ME ning onalar kuni tadbirlarini rejalashtirish va ijro etishda o'rganilgan darslar
Maxsus tadbir rejalashtiruvchilari, xususan, notijorat tashkilotlarda ishlayotganlar - tashqarida mablag 'yig'ish tadbirini tashkillashtirish ajoyib g'oya. Bu kabi tadbirlar, masalan, boshqa jamoatchilikni jalb qilish g'oyalari kabi, kelgusi yilgi tadbirni rejalashtirish bu yilgi mablag' yig'ish tadbiridan so'ng darhol boshlanadi. Tadbirni muhokama qilish va jamoaning miyyasida xali hamon yangilanib turganda, nima yaxshi o'tishi va nima yaxshilanishi mumkinligini muhokama qilish muhimdir.
Muvaffaqiyatlar va takomillashtirishlarni muhokama qilish kelgusi yilgi tadbirga shu funktsiyalarni kiritish yoki kuchaytirish imkonini beradi. Bunday proaktiv rejalashtirish ham homiylar uchun foydali bo'ladi. Va, albatta, barcha muvaffaqiyatli jamoatchilik yil sayin o'sib borishi va kengayishiga umid qiladi.
Bunday tadbirlarni o'tkazishning asosiy maqsadiga diqqat qilish muhimdir: mablag 'to'plash. Oldindan jamoat yurishini o'tkazgan tadbirni rejalashtiruvchilar uchun, rejalashtirish uchun eng muhim vaqtlardan biri, yurish tugagach, aslida sodir bo'ladi. Jamiyatni mablag 'bilan ta'minlashni rejalashtirish va amalga oshirishning ko'p jihatlari haqida bilib olish uchun, Chikagoning Y-ME ko'krak saratoni uyushmasi tomonidan uyushtiriladigan "Ona kuni" tadbirini tomosha qilamiz.
Y-ME onasi kuni ko'krak saratoniga qarshi kurashish
Y-ME 1979 yilda ko'krak bezi saratoni kasalligiga chalingan ikkita odam tomonidan tashkil etilgan. Ko'krak bezi saratoniga chalingan bemorlar uchun ko'krak bezi saratoni bo'yicha ko'p tilli "Hotline" dasturi bilan mashhur bo'lgan.
Dastur mamlakatdagi yagona 24 soatlik bepul telefon tarmog'i sifatida tanilib, ko'krak bezi saratoni bilan kasallanganlar tomonidan tayyorlandi. Biroq, tashkilot, shuningdek, o'z dasturlari va xizmatlarini qo'llab-quvvatlaydigan "Ona kuni" da har yili o'tkaziladigan mablag 'yig'ish marosimini tashkil qildi. Orqaga 2007 yilda Y-ME 7 million dollardan ziyodni tashkil qilib, 12 ta shahardan taxminan 43 ming nafar sayohatchiga ega bo'ldi.
2008 yilda 15 shahar ishtirok etdi. Afsuski, 2012 yilda Y-ME eshiklarini yopib qo'ydi, lekin yillik mablag 'yig'uvchilarning merosini notijorat tashkilotlarning tadbirlarini rejalashtirish bo'yicha katta tajriba bo'lib qolmoqda.
Y-MYning mablag' yig'ishdagi muvaffaqiyatining asosiy qismini rejalashtirishdagi birinchi darajali yondashuv va birinchi navbatda eng muhim maqsadlarga qaratilishi mumkin. Tashkilotning maxsus tadbirlar sobiq direktori Liz Klug 2007 yilda o'z rekordini yangilaganidan so'ng shunday degan edi: "Biz rejalashtirish jarayonida turli nuqtalarda vaqt rejamiz bor. Shunday qilib, biz muvaffaqiyatli ekanligimizni tekshirish uchun eng muhim masalalarni o'z vaqtida rag'batlantirish bo'yicha choralar ko'ramiz. Misol uchun, biz birinchi marta tadbirga mezbonlik qiladigan shaharda biz odamlar qaytib kelishni xohlaydigan ajoyib makon va manzilga ega bo'lishga e'tibor qaratishimiz kerak. Yo'lda pastda biz qaysi kofe do'konlariga broshyuralarni tushirib qo'yishimiz haqida o'ylashimiz mumkin ". Klug va Y-ME tadbirlarini rejalashtirish guruhi shu kabi muvaffaqiyatli tadbirni qanday tashkil etganiga e'tibor qaraylik.
Rejalashtirish 1-bosqich: raqamlarni tahlil qilish
Hamjamiyat yurishlari yoki shunga o'xshash tadbirlarni joylashtirish bir nechta turli xil tarkibiy maqsadlar to'plashni talab qiladi, biroq oxir-oqibat ushbu tadbirni o'tkazadigan uyushma yoki xayriya tashkiloti o'zlari uchun pul yig'ish uchun shunday yo'l tutmoqda.
Shuning uchun, keyingi tadbirni rejalashtirishdagi birinchi qadam hozirgi hodisa tugashi bilan yuz beradi va ushbu ishlarning aksariyati "sonlar" ni o'rab oladi.
«Biz tadbir yakuniga etgach, raqamlar bilan yaqindan qarab qoldik, - deydi Liz Klug, - O'tgan yilga nisbatan bu yil qanday qilganimizni solishtirib ko'rdik. Ishtirokchilar tajribasiga qaradik. Biz o'z homiyligimiz toifalarini baholadik. Biz voqealar haqidagi har qanday elektron pochta xabarlariga javob berdik ". Tadbirni rejalashtiruvchilar shu yilgi tadbirga jalb qilingan barcha kishilar kelgusi yilda ham davom etishini ta'minlash uchun darhol choralar ko'radi.
Klug ham tafsilotlarga berilib ketdi. O'zining baholariga ko'ra, u tarqatilgan futbolkalar miqyosida ishtirok etgan ko'ngillilar sonidan har bir narsaga qaradi. Keyin u kelgusi yil uchun ko'proq yoki kamroq kerak-yo'qligini so'raydi.
Vaqt rejasini rejalashtirish
Jamiyatni mablag 'yig'ish yo'lini tashkil qiluvchi kishilar uchun turli qadamlar bilan qanday qadamlar qo'yilishi kerakligini bilish muhimdir.
Aksariyat nodavlat notijorat tashkilotlari ko'plab xodimlar va ixtiyoriy komissiya a'zolarining hashamatiga ega emaslar. Ammo rejalashtiruvchilar ushbu tadbirni jamoat kalendarida olish uchun shahar hokimligi va jamoat ishlari bo'limi bilan yaqindan hamkorlik qilishlari kerakligini tushunishlari kerak.
Klug, o'tgan yilgi raqamlarni tahlil qilgandan so'ng birinchi qadam korporativ yollash bo'yicha o'ylashni nazarda tutadi. Agar hodisa yangi dastur bo'lmasa, kelgusi yilgi tadbirga korporativ ko'mak olish muhim, bu yilgi tadbirdan so'ng darhol. "Biz tadbirni yakuniy hisobotini topshirganimizda homiylarni yangilashni rejalashtirdik", deydi Klug. Shuningdek, u mablag 'yig'ish tadbirida jamoatchilik yurishini tashkil etishga qiziqqan rejalashtiruvchilar uchun quyidagi muhim mavzularni taklif etadi:
- Korporativ homiylarni aniqlash
- Yurish bo'yicha jamoaviy dasturlarni ishlab chiqish
- Hodisalar faoliyatini aniqlash
- Yo'lga olishni boshlang
- Voqealar logistikasini yakunlash
- Tadbirni o'tkazing
- "Rahmat" tadbirini o'tkazing
- Keyingi voqeani baholash va boshlash
Y-ME, shuningdek, logistik talablarning ko'pchiligini boshqarish uchun tashqi logistik firmani ishga yollaydi. Ammo, eng foydali onlayn-ro'yxatga olish tizimi amalga oshirildi.
Onlayn ro'yxatga olish tizimining muvaffaqiyati
Y-ME veb-saytni onlayn ro'yxatdan o'tkazish uchun ishlatish muhimligini tezda bilib oldi va shu vaqtdan boshlab onlayn ro'yxatdan o'tish va pul mablag'larini jalb qilish uchun texnologiyadan foydalanishni qat'iy qo'llab-quvvatladi.
Ular 2003-yilgi poyga veb-sayti sifatida xizmat qilish uchun onlayn-aloqalarni boshqarish tizimiga investitsiya qildilar. Ushbu turdagi tizim xayr-ehsonlar va boshqa ishtirokchilarga shaxsiy murojaat qilish uchun ko'ngillilar uchun shaxsiy veb-sayt bo'lib xizmat qiladi. U ma'lumotni bitta ma'lumot bazasiga tushiradi va jamoa sardorlariga o'z a'zolarini rag'batlantirish uchun vosita sifatida xizmat qiladi.
Onlayn ishtirokchilar soni 4 mingdan 11 594gacha oshdi. Onlayn yordamlar 5000 dan 19650 gacha o'sdi. Y-ME komandasi $ 2,35 mln. Maqsadga erishishga hissa qo'shdi va bonus sifatida texnologiya ma'muriy xarajatlarni taxminan 20.000 $ kamaytirdi.
Bunday tizim, shuningdek, tashkilotning poyga kunidan tashqari tarkibiy qismlarni kuzatib borishi va davom ettirishiga imkon beruvchi muhim vosita sifatida xizmat qilishi mumkin.
Yarim kungi vaqt jadvali
Jamoa sayohati ertalabda ko'pincha rejalashtirilgan. Tabela va joyning murakkabligiga qarab, tadbir uchun tuzilgan voqea odatda tadbirdan bir hafta oldin boshlanishi mumkin, ko'pincha harakatlanish yurishdan bir necha kun oldin sodir bo'ladi.
Y-ME yillik mablag 'yig'ish tadbirini rejalashtirganida, jamoa odatda yurish joyini chegaralashga harakat qiladi, shunda ko'chalarni yopish kabi muayyan operatsion topshiriqlarni bajarish uchun katta miqdorda resurs vaqt talab qilinmaydi. Ularning yurishi odatda raqobatbardosh bo'lmagan, shuning uchun ham ular raqobat muhitida yanada raqobat muhitini yaratish uchun zarur bo'lgan talablarni hisobga olish kerak emas.
Rassom kunining o'zini ko'rsatishi odatda shunday bo'ldi:
- Voqeani rejalashtirish guruhi kelishi (yurishdan 2,5 soat oldin)
- Kerakli betob - in (yurishdan 2 soat oldin)
- SBb kirish va sozlash (yurishdan 2 soat oldin)
- Ro'yxatdan o'tish boshlanadi (yurishdan 1,5 soat oldin)
- Ishga tushirish liniyasini o'rnatish (yurishdan 30 daqiqa oldin)
- Ochilish marosimi (yurishdan 10 daqiqa oldin)
- Yarim boshlanadi
- Asosiy sahnada O'yin boshlanadi (yurish boshlanganidan 1 soat keyin)
- Rasmiy Bosh Sahifa Ta'riflari (yurish tugagandan so'ng, 1,5 soatlik belgisi bilan)
- Dastur rasmiy ravishda tugaydi (yurish boshlanishidan 3 soat keyin)
- Voqeani buzish boshlanishi (rasmiy ravishda tugaganidan keyin)
Jamoatchilik yurishini rejalashtirish yoki ishga tushirish uchun maslahatlar
Jamiyatni birinchi marotaba yurish yoki qatnashishdan manfaatdor bo'lgan tashkilotlar uchun Klug muvaffaqiyatli tadbirni ta'minlashga yordam beradigan bir necha takliflarni taklif qiladi.
- Issiq yo'llar bilan boshlang, jumladan, yaxshi bog'langan ko'ngillilar, homiylar yoki katta jamoa. O'lchovli natijalarni aniqlang.
- O'zingizning shahar / joyingizdagi raqobatchilik tadbirlarini o'zlarining ilg'or tajribalarini va yaxshilanish maydonlarini aniqlash uchun baholang.
- Talab qilinadigan ruxsatnomalarni va tadbir logistikasini muhokama qilish uchun shahar hokimligi va bog'lar tumanlari bilan ishlash: vaqt, joy, ishtirokchilar soni. Ushbu yig'ilishlarga tayyorgarlik ko'rganingizga ishonch hosil qiling.
- Byudjetingizni tushuning va yangi harajatlar uchun operatsion harajatlaringizni 25-30% gacha saqlang. Ba'zi xayriya jamg'armalari jami xarajatlarning 15-20 foizini tashkil qiladi.
- Tadbiringizdagi operatsion xarajatlarning 100 foizini o'zlashtiradigan ishonchli homiylar .