Kichik biznes uchun hujjatlarni boshqarish tizimini yaratish
Ko'pgina korxonalar uchun hujjatlarni boshqarish odatda hujjatlarni tashkil etish va saqlashga qaratilgan. Ular hujjatlarni osongina topishga imkon beruvchi tartibli va xavfsiz tarzda saqlashni xohlashadi.
Ushbu maqolada aynan shu ishni bajaradigan hujjat boshqaruv tizimini yaratishingiz mumkin.
Har qanday qidiruv tizimiga «hujjat boshqaruvi» ni kiritadigan bo'lsangiz, hujjat boshqaruvining "echimlari" ning ko'p ro'yxatini olasiz. Ko'pchilik dasturiy ta'minot yoki qog'ozsiz ofisni afzal ko'rgan ilovalarni namoyish etadi.
Hujjatlar boshqaruvi dasturlari yoki ilovalar, sizning biznesingizning elektron fayllarni ishlashini yaxshilash uchun mo'ljallangan. Muammo shundaki, ko'pchilik kichik korxonalar qog'ozli va elektron fayllardagi qadimgi ma'lumotlarning aralashuvi bilan shug'ullanishi kerak, ayrim hollarda qog'ozlardagi ma'lumotlar juda katta.
Aralash ma'lumotlar muhitiga ega bo'lish muammosining echimi biznes-hujjatlarni elektron shaklga o'tkazish uchun hujjatlarni ko'rish tizimidan foydalanishdir. Ammo bu juda qimmat va ko'plab kichik biznes uchun ko'p vaqt sarflaydi.
Yaxshi yangiliklar shundaki, biror hujjatning boshqaruv tizimini asoslarini biron bir maxsus dasturiy ta'minotni xarid qilmasdan yoki butunlay hujjat ko'rishdan joyga qo'yishingiz mumkin.
Tizim murakkab bo'lishi shart emas; faqat uni rejalashtirish va amalga oshirish uchun vaqt sarflashingiz kerak.
Hujjatlarni boshqarish tizimi qanday yaratiladi?
Hujjatlarni boshqarish tizimini yaratish uch bosqichdan iborat bo'ladi;
- hujjat boshqaruv rejasini yaratish,
- hujjatning boshqaruv rejasini amalga oshirish,
- va undan keyin.
Rejani yaratishda birinchi qadam ushbu to'rtta savolga javob berishni o'z ichiga oladi:
Hujjatlarni yaratish qoidalari qanday?
Xarajatlarni , to'lov eslatma xatlarini, savdo broshyuralarini, elektron pochta xabarlarini, balanslarni , elektron jadvallarni, hisobotlarni - barcha ish joylari biznesni yuritish va kuzatishda turli xil hujjatlarni yaratadi. Va barcha narsalarni tashkil qilish uchun barcha korxonalar hujjatlarni yaratish qoidalarini o'rnatishi kerak.
Misol uchun, ba'zi bir standart biznes hujjatlari uchun harflar va fakturalar kabi ichki inshootlar bor va ular qaerda joylashgan?
Yo'l-yo'riqqa rioya qilish kerak bo'lgan ichki uslublar bo'yicha qo'llanma bormi?
Yangi hujjatlar yil va / yoki vaqt belgiladi?
Hujjatlarni almashish yoki ko'rib chiqish uchun qanday tartib-qoidalarni qo'llash kerak?
Ba'zi kichik korxonalar uchun hujjat yaratish haqidagi yagona narsa turli biznes hujjatlari uchun shablonlarning joylashishi va ulardan qanday foydalanish kerakligi haqida ma'lumot beradi. Agar sizning biznesingizdagi hujjatlarni yaratish turli shaxslarni hamkorlik qilish, hujjatlarni ko'rib chiqish yoki yangilashni o'z ichiga olsa, samaradorlik va barqarorlikni ta'minlash uchun ushbu ishlarni qanday qilish kerakligini aniqlashga vaqt sarflashingiz kerak bo'ladi.
Hujjatlarni qanday saqlaymiz?
Bu savolga aslida ikki jihat bor.
Birinchisi, saqlashning jismoniy tomonlarini o'z ichiga oladi. Sizning kichik biznesingiz filiallar uchun hujjatlar saqlashda bo'lsa ham, saqlash bilan bog'liq xarajatlar bor; Sizning va / yoki sizning xodimlaringiz hujjat topshirgan yoki ularni olish uchun ketadigan vaqtning narxi. Aslida, ko'pchilik kichik korxonalar uchun saqlash bilan bog'liq eng katta xarajatlar, ehtimol, odamlar hujjatlarni izlayotgan vaqt sarflanadigan xarajatlardir.
Hujjatlarni saqlashning ikkinchi jihati - tashkiliy; hujjatlar qanday taqdim etiladi? Hujjatlarni topshirish kalitlari yaxshi fayllarni boshqarish amaliyotlarini rioya qilishdir.
Bundan tashqari, hujjatlarni qanday arxivlashni bilishingiz kerak. Eski bo'lmagan fayllarni yoki hujjat boshqaruv tizimidagi orqa yondirgichga o'tishga tayyormisiz?
Masalan, har yili boshlanadigan vaqtga kelib, kompyuterimda ish bilan bog'liq bo'lgan turli xil fayllar orqali o'tayapman, endi mavjud bo'lmaganlarni yo'q qilmoqdaman va yil va / yoki sub'ektlar bilan belgilangan yangi papkalarni yarataman, zarur bo'lgan fayllarni ko'chiraman.
Shu bilan qog'ozli fayllar bilan amalga oshirilishi mumkin; oldingi (er) hujjatlarni fayllar papkasidan va yorlig'i bilan olib tashlash va yangi "Old" bilan yangi nomini yaratish qiyin emas. Ba'zi dasturiy ta'minot avtomatik arxivlash variantlarini taklif qiladi. Misol uchun, Microsoft Outlook sizga eski elektron xatni arxivlash imkonini beradi.
Hujjatlarni olish qanday soddalashtiriladi?
Ushbu savol sizning hujjat boshqaruv tizimining qalbidir. Leger Marketing tomonidan Xerox Canada kompaniyasi tomonidan o'tkazilgan tadqiqotda, Kanada SMB egalari va menejerlari o'rtacha yiliga 2,152 dollar, hujjatlarni boshqarish va ushbu hujjatlarni (globeandmail.com) qidirish uchun kuniga bir soat vaqt sarflashini ma'lum qildi.
Yana bir bor, yaxshi ma'lumot berish amaliyoti muammoni hal qilish uchun uzoq yo'lni bosishi mumkin. Ushbu saytda ma'lumotlarni boshqarish maqolalarini ko'rish sizni boshlaydi. Agar siz qattiq nomlash qoidalariga rioya qilish kabi narsalarni qilsangiz, masalan, hujjatlarni topish ancha oson bo'ladi.
Va siz faqatgina shaxsiy ishchingiz yoki ishchilaringiz bilan ishlaydigan yagona mulkdingizmi yoki yo'qmi, men fayllar bo'limlari ro'yxatini yaratishni tavsiya etaman, bu esa foydalanuvchilarga ma'lum fayl turlarini qaerga borishi va aniq hujjatlarni qaerdan topish mumkinligini eslatadi. Agar sizning biznesingiz ko'p bo'lsa, faylingiz kompyuter tizimida, o'zingizning kompaniya ichidagi serveringizda, bulutda bo'ladimi-yo'qmi, yoki filial kabinasi kabi jismoniy joylashuvga kiritilgan qog'oz shaklda bo'ladimi-yo'qligini unutmang. Masalan, ishimdagi rasm, video va hatto qog'oz fotosuratlardan foydalaning. Fayl manzillaringiz ro'yxatidagi yozuv quyidagi bo'lishi mumkin:
Raqamli tasvirlar / video: kompyuter (yoki server) - tegishli mavzu papkasida E: / photos - faylini haydash
Qog'oz rasmlari: filtrlar shkafi 3 - Rasmlar - mavzu bo'yicha alfa
Birgalikda ishlaydigan tarmoq yoki bulutli drayvlar idishni solinadigan moslamalarni topshirish kerakligi kabi tarkibga mos ravishda etiketlanishi kerak.
Bizning hujjatlarni qanday qilib xavfsiz saqlashimiz mumkin?
Hujjat xavfsizligini ta'minlash uchun birinchi mudofaa tizimi ish joylarini jismonan ta'minlashdir. Barcha korxonalar signalizatsiya tizimlari, hatto uyda ishlaydigan korxonalar o'rnatilgan xavfsizlik tizimlari bo'lishi kerak.
Bundan tashqari, korxonalar oyna paneli / panjara, xavfsizlik kameralari va / yoki patrul xizmati kabi boshqa xavfsizlik uskunalariga sarmoya kiritishni talab qilishi yoki xohlashi mumkin. Siz elektron fayllarni himoya qilish uchun parollarni yaratish va fayllarni shifrlashni xohlagan vaqtingizni sarflashingiz mumkin, lekin kimdir sizning kompyuteringizni va unga qo'shilgan qattiq diskni faqatgina o'ynash va o'g'irlashi mumkin emas.
Barcha filtrlar ish vaqtidan keyin qulflab qo'yilishi va qulflangan bo'lishi kerak (va hech kim ishonchli bo'lishi yaqinroq bo'lsa, tushlik vaqtida qulflangan).
Elektron hujjatlar uchun umumiy xavfsizlik tartib-qoidalari muntazam ravishda hujjatlarni zaxiraga olishni va hujjatlarning asl nusxalari joylashtirilgan bir xil qattiq diskdan boshqa joyda hujjat zaxiralarini saqlashni o'z ichiga oladi. Off-site, tabiiy ofatlar tufayli ish ma'lumotlarini yo'q qilishdan saqlanish uchun eng yaxshisidir - bulutning biznes uchun ideal ekanligining yana bir sababi.
Kichik biznes hamkasblari yoki bir xil kompyuter tarmog'ini ulashgan xodimlar bilan birgalikda ayrim foydalanuvchilarning kirishlarini cheklashni istashi mumkin, shuning uchun ular faqat tarmoqdagi resurslardan foydalanishadi yoki ko'rishadi. Misol uchun, faqat "Boshqarish" deb nomlangan tarmoq yoki bulutli almashuv katalogiga ega bo'lishingiz mumkin, biroq foydalanuvchi ruxsat olish uchun ruxsat berilsa ham, masalan, dastur, muayyan hujjatlar parol bilan himoyalangan bo'lishi mumkin. Hujjatlarning mazmuni ham shifrlangan bo'lishi mumkin, chunki ularni faqat kerakli shifrlash kalitiga ega bo'lganlarga kirish mumkin bo'ladi.
Xodimlarning o'g'irlanishi axborot xavfsizligiga tahdid soladi. Kichik biznes sub'ektlari xodimlar bilan retseptlarni tekshirishi va xodimlarga arxiv tekshiruvlarini olib borishi kerak.
Hujjatlaringizni boshqarish tizimini joriy qilish
Yuqorida keltirilgan savollarga javob berish orqali siz hujjat boshqaruv rejasini yaratganingizdan so'ng, siz barcha xodimlaringizning biznesingiz hujjat boshqaruv tizimining tafsilotlarini bilishini va hujjatlarni yaratish, saqlash va chiqarib olishda tegishli tartib-qoidalarni bajarish uchun uni amalga oshirishga tayyormiz.
Bundan tashqari, tashkilotga hujjat topshirgan va foydalanadigan har bir inson hujjatlarni to'g'ri nomlash va saqlash kabi narsalarni bajarish orqali amalga oshirilishi kerakligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Maxsus fayllar osongina topilganligini va noto'g'ri ma'lumotlardan himoya qilish uchun tekshiruvni muntazam tekshirib turing.
Bir kunda hujjat boshqaruvini o'rnatishingiz mumkin, biroq uni izchillik bilan amalga oshirish uning muvaffaqiyatli bo'lishining kalitidir. Mukofot juda katta - siz xohlagan narsani topish va xotirjamlikni topishingiz mumkin.