Muhim tafsilotlarni tuzish
Har qanday biznes loyihasi singari, birinchi qadam sizda mavjud bo'lgan barcha ma'lumotlarni tashkil qilish va eng dolzarb masalalarni aniqlashdir.
Maydonni tanlash yoki karnayni ishga qabul qilishdan oldin, tadbiringizning asosiy parametrlarini bilishingiz kerak. Dazmollanadigan xususiyatlarga ega bo'lmaguningizcha, tafsilotlarni va narxlarni uchinchi tomon bilan gaplashish deyarli mumkin emas. Tashqi dilerlar bilan bog'lanishdan oldin siz aniqlaydigan asosiy ma'lumotlar bu erda.
Sana
Har bir narsa sizning maxsus tadbiringiz sanasiga aylanadi. Ideal bo'lib, uchta potentsial tarixni yodda tutib, boshqaruv kengashida mavjudlik va narxlarni taqqoslashingiz mumkin. Haftaning turli kunlarini maksimal moslashuvchanlik uchun qo'shishga harakat qiling.
Muddat
Hatto bir soatlik farq sizning rejalashtirishingizga ta'sir qilishi mumkin, shuning uchun siz kutgan vaqt doiralari haqida aniq ma'lumotga ega bo'lishingiz kerak. Misol uchun, soat 8 dan boshlab, soat 10 dan boshlab, nonushta budjeti ajratishingizga to'g'ri kelmasligi mumkin.
Ishtirok raqamlari
Bu ko'pincha keng miqyosda samarali uchrashuvlar uchun baholanadi. Ishtirok etuvchi prognozlaringiz bilan aniq ko'ring. Takliflarni kimga taklif qilishingizni oldindan muhokama qiling va proektlaringizni elektron jadvalga biriktiring. Ishtirok etish va byudjet to'g'ridan-to'g'ri bog'liqdir, shuning uchun siz o'ylayotgan odamlarning soni haqida o'ylamang.
Breakout sessiyalari
Siz faqat kechki ovqatga mezbonlik qilsangiz, bitta ziyofat zaliga ega bo'lishingiz mumkin, ammo keng miqyosdagi konferentsiya qo'shimcha svetoforlarni va ko'rgazma maydonini talab qilishi mumkin. Yana bir bor siz qancha joy kerakligini aniqlab bo'lmaguningizcha xarajatlarni o'lchay olmaysiz. Konferentsiyalar uchun eng yaxshi yondoshish, birinchi uchrashuvingizda yolg'onchi yo'lni rejalashtirishdir. Fikrlarni baham ko'rish va ularni qog'ozga qo'shib qo'yish keyingi rejalashtirish qarorlari orqali sizni boshqarishga yordam beradi.
Byudjet va boshqa xarajatlar
Binolarni makon va ovqat xarajatlarini bilishdan oldin byudjetda ishlash uchun amaliy bo'lishi mumkin emas, ammo bu bilan ishlaydigan siz barcha sotuvchi takliflarini o'lchash uchun sizning asosiy mezonni beradi. Daromad manbalaringizdan boshlang. Ishtirok etish uchun qancha pul to'lash kerak? Narxlarni qoplash uchun homiylarga qo'ng'iroq qilasizmi? Ishtirokchilar ishtirok etish uchun nima to'lashadi? Daromadingiz oxir-oqibat sizning byudjetni belgilaydi, shuning uchun ularni avval himoya qilish kerak.
Marketing
Sizning daromad manbalarini aniqlaganingizdan so'ng, keyingi qadam marketing rejangizni bayon qilishdir . Daromad jeneratörlerinize erishish va shug'ullanishning eng yaxshi yo'li qanday? Ehtimol, sizda ish beruvchilar yoki a'zolik uyushmasi sifatida potentsial ishtirokchilar ro'yxati mavjud. Bu, albatta, foydali bo'ladi, lekin homiylar va eksponentlar haqida nima desa bo'ladi?
Agar siz 20 dan ortiq ishtirokchini jalb qilishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, unda ularga erishishingiz kerak. Maqsadli marketing kampaniyalari pulga tushadi va bu sizning daromadlaringizni qisqartiradi.
Transport va turar joy
Mahalliy konferentsiyani o'tkazish odatda yuk tashish bilan bog'liq muammolarni bartaraf etadi. Biroq, siz hali ham ma'ruzachilar, ko'rgazma ishtirokchilari va maxsus mehmonlar uchun turar-joyga murojaat qilishingiz kerak. Etarli xona kechalari bo'lsa, ayrim mehmonxonalar uchrashuv joylarida chegirmalar taqdim etadi. Buning uchun sizning turar joyingizni oldindan bilish kerak. Sizning davlatingiz ma'lumotlarini qaytib boring va o'zingizning hududingizdan qancha mehmonni ko'rasiz.
Endi bularning hammasi, ehtimol, oldingni yig'ish uchun juda ko'p ma'lumotlarga o'xshaydi. Ammo, bu rejalashtirish jarayonidagi hamma narsaga ta'sir qiluvchi tafsilotlar ekanligingizni yodda tuting.
Siz dastlab sayt tashriflari va menyu rejalashtirish kabi "ishtiyoqli" vazifalarga jalb qilishingiz mumkin. Faqat ularning vaqtlari kelishi haqida eslayman. Ammo hozirgi kunga kelib, eng yaxshi qarorlarni qabul qilishingiz uchun haqiqatga e'tibor bering.