Tashkilot - muvaffaqiyatli konferentsiya uchun kalit
Konferentsiya rejalashtirish boshqa tadbirlarni rejalashtirishdan farq qiladi va qo'shimcha qadamlar kiritadi.
Anjumanlar, odatda, bir yil yoki undan ko'p vaqtni rejalashtiradigan katta miqyosdagi tadbirlar bo'lib qoladi. Vazifalaringiz ro'yxatida joy tanlash, mehmonxona xonalari uchun xona ajratish, onlayn ro'yxatga olishni o'rnatish, ma'ruzachilarni ta'minlash, mehmondo'stlik xonalari tashkil etish, ko'rgazma zali joylashtirish, uchrashuvlarni rejalashtirish, oziq-ovqat va ichimliklar bilan ishlash va boshqalarni o'z ichiga olishi mumkin. Har qanday muvaffaqiyatli konferentsiya rejalashtiruvchisi uchun zarur bo'lgan qadamlarni belgilaydigan yaxshi tashkil etilgan konferentsiya rejalashtirish bo'yicha qo'llanma tayyorlash.
Quyidagi qadamlar har qanday konferensiyani rejalashtirish uchun rejalar vazifasini bajaradigan konferentsiya rejalashtirish qo'llanmasini tayyorlashingizga yordam beradi. Qo'llanmani rejalashtirayotgan tadbirga asoslanib moslashtiring va o'zgartiring va uni yaqinda saqlang. Yaxshi tayyorlangan va foydalanilganda yaqinda sizning eng qimmat konferentsiya rejalashtirish vositasi bo'ladi.
Asosiy asoslardan boshlang
Konferensiyani rejalashtirish yo'riqnomasining birinchi qismida konferensiya bilan bog'liq asoslar bo'lishi kerak:
- Voqealar sana va vaqti
- Voqealar joylari (agar ma'lum bo'lsa)
- Voqealar maqsadi
Muqobil raqamlar yoki ishtirokchilar soni kabi ma'lum bo'lgan barcha ma'lumotlarni qo'shing.
Reja nima?
Anjumanning turli elementlarini rejalashtirishga kirishishdan oldin, siz turli xil elementlarning nima ekanligini va ular sizning tadbiringizning umumiy sxemasiga qanday mos kelishini tushunishingiz kerak.
Shunday qilib, ruchka va padni chiqarib oling yoki kompyuter oldiga o'tirib, aqlga kelgan hamma narsani yozib oling. Muhim ahamiyatga ega yoki biron-bir xronologik ketma-ketlikda narsalarni ro'yxatga olish haqida tashvishlanmang. Bu keyinroq keladi. Siz hozirda siz o'zingizning ro'yxatga olishingizning juda uzoq, ammo oddiy versiyasini yaratasiz, bu esa alohida rejalashtirish jarayonida alohida-alohida ko'rib chiqiladigan alohida komponentlarga bo'linadi.
Ushbu bo'lim quyidagilardan har qanday birini ko'rsatishi mumkin:
- Joylarni tanlash
- Mehmonxonalarni tanlash
- Uchrashuv maydoni
- Mehmondo'stlik suiti
- Konferentsiya zali va stendlar
- Ochilish marosimi
- Spiker / ishtirokchilarni ro'yxatga olish
- Ishtirokchini ro'yxatdan o'tkazish
- Sayohat qoidalari
- Attendee badges
- Voqealar dasturi
- Oziq-ovqat va ichimliklar
- Audio-vizual
- Yerda kadrlar tayyorlash
Ushbu ro'yxatni tuzish uchun qo'shimcha vaqt ajratib oling, shunda siz hech narsaga e'tibor bermaysiz va keyinroq keladigan narsalarni qo'shasiz. Yuqorida keltirilgan javobgarlikning ko'plab sohalari g'azablanmang; bu erda maqsad hozirda har bir narsani o'ylab ko'rishdir, shunda har bir narsani samarali tarzda rejalashtirishingiz va boshqarishingiz mumkin.
Venue ni tanlang
Konferentsiya qachon o'tkazilishi va tadbirning umumiy qamrovini tushunish uchun aniqlaganingizdan so'ng, keyingi qadam makonni tanlashdir.
Anjuman hajmiga qarab siz ko'rgazma zalidan uchrashuv xonalariga, ziyofat zallari va mehmonxona xonalariga qadar barcha konferentsiya ehtiyojlari uchun bir joyni tanlashingiz mumkin. Agar konferentsiya bir joyga joylashtirilishi uchun juda katta bo'lsa, tashqi mehmonxonalar yoki ovqatlanish joylariga yaqin joyni qidirib toping, shuning uchun konferentsiya qatnashchilari bir konferentsiya tadbiridan boshqa joyga o'tish uchun juda ko'p sayohat qilishlari shart emas.
Ishtirokchilarni ro'yxatga olish haqida o'ylang
Qatnashchilar ushbu anjumanga qanday a'zo bo'lishadi? Qanday qilib ular ro'yxatga olishni tasdiqlashadi? Konferentsiyada nom teglari qanday shakllantiriladi va tarqatiladi? Sizning konferentsiyangizni rejalashtirish yo'riqnomasida ushbu savollarning barchasiga javoblar kiritilib, konferentsiyani ro'yxatga olish jarayoni boshlangunga qadar yangilanishi kerak.
Agar hodisaning katta olomonni jalb etishi kutilsa, onlayn konferensiyani ro'yxatdan o'tkazish tizimi bu yo'l.
Tizim to'lovlarni amalga oshirishi , ro'yxatdan o'tishlarni kuzatishi va boshqa tegishli ma'lumotlarni tashkil qilishi va hisobotlarni tuzishda yordam berishi mumkin.
Ishtirokchilar va konferentsiya ko'rgazma zallari
Ko'rgazma maydonchalari konferentsiyalarda keng tarqalgan bo'lib, homiylar va sotuvchilarga mahsulot va xizmatlarni rag'batlantirish uchun maydoni ijaraga berish imkoniyatini beradi. Bu, shuningdek, ekspozitsiya xususiyati samarali tarzda targ'ib va yaxshi qabul qilingan bo'lsa, konferentsiya xonasida daromad keltirishi uchun imkoniyatdir. Konferansingiz kattaligiga qarab eksponentlarni va ekspozitsiyalar zalini boshqarish qo'shimcha vaqt va resurslarni talab qiladi, shuning uchun unga mos ravishda rejalashtiriladi.
Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, onlayn-konferensiyani ro'yxatdan o'tkazish tizimlari ro'yxatdan o'tishlarni kuzatib borishning eng yaxshi usuli hisoblanadi, shuning uchun siz ko'plab ishtirokchilarni kutmoqdasiz, keyin ishtirokchilarni ro'yxatga olish tizimiga ro'yxatdan o'tkazishingizni ko'rib chiqing. Ishtirokchilarga quyidagilar ham kerak bo'ladi:
- Ishtirokchi nishonlar
- Ko'rgazma stendlari bilan jihozlangan ko'rgazma zalining ro'yxati
- Ko'rgazma stendlari uchun qo'llanmalar o'rnatildi va yiqildi
- Shkaf shartnomalari
- Ko'rgazma ijarasi va xizmatlariga yordam berish uchun mavjud bo'lgan sotuvchilar ro'yxati
Konferentsiya rejalashtiruvchisi sifatida ko'rgazma zalida joylashgan materiallarning xavfsizligini ta'minlash uchun xavfsizlikni yollash uchun javobgar bo'lasiz.
Konferentsiya tafsilotlarini rejalashtirish
Konferentsiya o'tkaziladigan joyni tanlash va ishtirokchilarni ro'yxatga olish kabi katta mas'uliyatlarning ayrimlari bilan siz konferentsiya ma'lumotlarini rejalashtirishga e'tiboringizni o'zgartirishingiz mumkin. Har qanday tabiat hodisasini rejalashtirishda bo'lgani kabi, tashkilot ham tafsilotlarga e'tibor berib turadi.
Keling, konferentsiya rejalashtirish jarayonining boshida bir joyga keladigan ishni bajaradigan narsalarning uzun ro'yxatini olib tashlash vaqti. Ro'yxatni ko'rib chiqing va eng so'nggi vazifalarni va mas'uliyatni aks ettirish uchun kerak bo'lganda o'zgartirishlar yoki qo'shimchalar kiritasiz. Keyinchalik, bu elementlarni oldindan nihoyasiga etkazilishi mumkin bo'lgan yoki to'ldirilishi kerak bo'lgan narsalardan boshlab xronologik tartibda joylashtiring. Masalan:
- Mehmonxona xonalarining bloklari
- Zaxiradagi ko'rgazma maydoni
- Onlayn anjumanlarni ro'yxatga olish tizimlarini o'rganish
- Konferentsiya marketing rejasini rejalashtirish
Dastlab boshlang va u erdan boring. Taqqoslash kerak bo'lgan har bir tafsilot uchun shartnoma imzolangan va qabul qilinganligiga ishonch hosil qilish uchun kuzatishni kiritish kerak. Konferensiya yaqinlashgani bois, sizning harakatlaringiz quyidagi qisqa muddatli vazifalarni o'z ichiga oladi:
- Rang sxemasini va dekorani tanlang
- Gullarni tartibga solish
- Menyuni tanlang
- Spiker yoki VIP uchun aeroportni tashishni tashkil qilish
Konferentsiyani rejalashtirish bo'yicha qo'llanma siz konferentsiyani rejalashtirishga kiritilgan har qanday narsalar uchun, sizning yo'riqnomangiz sifatida, qancha kichik bo'lsa ham, ko'rib chiqing. Ushbu qo'llanma tezda sizni faqat sizni uyushtirgan va rejalashtirilgan holda ushlab turishdan tashqari, asrlarni yaqinlashtiradigan qimmatbaho vositaga aylanadi va siz unutgan narsalar haqida unutib qo'yasiz.