Raqamli fayllar uchun fayllarni boshqarish bo'yicha maslahatlar
Masofaviy kompyuterlar, noutbuklar yoki ko'chma qurilmalardagi hujjatlarni mahalliy sifatida saqlashdan tashqari, ko'plab korxonalar asosiy biznes ilovalari va fayllarni saqlash uchun bulutdan foydalanmoqda. ( Cloud Computing nima uchun kichik korxonalar uchun ideal va Cloud Computing 5 Kamchiliklari nima uchun qarang . )
Saqlash masalasini murakkablashtiradigan bo'lsak, ko'plab korxonalar xodimlar o'rtasida hujjatlarni almashish kerak.
Ofisda bu odatda fayl serverini yoki tarmoqqa biriktirilgan xotira qurilmasi (NAS) yordamida amalga oshiriladi. Agar birgalikda mobil aloqa zarur bo'lsa, hujjatlar bulutda saqlanishi va ruxsatga ruxsat berilishi bilan ulashilishi mumkin. Bularning barchasi bulutda saqlangan ba'zi bir kishining hujjatlari bilan, ba'zilari mahalliy darajada, hatto bitta joyda yoki boshqasida saqlangan shaxsiy hujjatlar bilan fayllarni boshqarish kabusu bo'lishi mumkin.
Tashkilot elektron faylni boshqarish kalitidir
Hujjatlar saqlanadigan joyda ularni tashkil etish va yangilab turish muhimdir. Elektron fayllarni boshqarishning maqsadi, siz yaratilganidan keyin bir necha yillar mobaynida izlayotgan bo'lsangiz ham, qidirayotganingizni topishingiz mumkin.
Aksariyat ishbilarmonlar bir vaqtning o'zida yoki boshqa mijozlarga qo'ng'iroq qilishda va tegishli hisob-fakturani yoki boshqa muhim mijozlar hujjatlarini tezda topa olmaslikda sharmanda bo'lishgan.
Shu bilan birga, noqulay ahvolga tushib, yil oxirida buxgalterning kompaniya hisob raqamlariga oid hujjatlarni topish yoki soliq to'lovchini ham yomonroq narsalarni topishga harakat qilmoqda.
Raqamli hujjatlarni to'g'ri tashkil etish, ayniqsa, birgalikdagi muhitda juda muhimdir - sizning xodimlaringizdan biri (vaqtinchalik yoki doimiy) bo'lmasa, o'sha shaxs tomonidan yaratilgan yoki boshqariladigan har qanday hujjatlarni osongina topishingiz mumkin.
(E'tibor beringki, bezovta qiladigan, ishdan ketgan xodimlar bilan bog'liq ma'lumotlar muammosining yo'qolishi biznes ma'lumotlarini himoya qilish uchun yana bir sababdir ( 6-biznes ma'lumotlarini himoya qilish qoidalari ).
Ushbu fayllarni boshqarish bo'yicha maslahatlar sizning fayllaringizni qulay saqlashingizga yordam beradi:
Dastur fayllari uchun standart o'rnatish papkalarini ishlating.
Ilova dasturlarini o'rnatish vaqtida standart fayl joylaridan foydalaning. Windows ostida, anjuman dasturlari yordamida fayllar (Drive Letter:) -> Program Files katalogida joylashgan. Ilovalarni boshqa joylarda o'rnatish shoshqaloqlik va keraksizdir.
2. Barcha hujjatlar uchun bitta joy.
Barcha hujjatlarni bitta "ildiz" papkasida joylashtiring. Windows muhitidagi yagona foydalanuvchi uchun standart joy My Documents papkasi.
Fayllarni taqsimlash muhitida xuddi shu narsani qilishga harakat qiling. Ildiz papkasini (masalan, "Shared Documents" deb nomlanadi) yarating va barcha hujjatlarni ildiz papkasida joylashgan kichik papkalarda saqlang. Barcha elektron hujjatlar uchun bitta joyga ega bo'lish narsalarni topish va zaxira nusxalarini va arxivlarni ishlashni osonlashtiradi.
3. Mantiqiy ierarxiya papkasini yaratish.
Bu sizning kompyuteringizning shkafi shkafi. Papkalarni nomlash uchun oddiy tildan foydalaning; kelajakda ushbu papkalar ro'yxatini ko'rib chiqishni istamaysiz va "TFK" ni yoki siz yaratgan boshqa qiziqarli qisqartma ma'nosini bilishni xohlamaysiz.
4. Papkalar ichidagi Nest papkalarni.
Agar kerak bo'lsa, ushbu asosiy papkalar ichida boshqa papkalarni yaratish. Masalan, " Xarajatlarni " deb nomlangan papkada "2018", "2017" va "2016" deb nomlangan papkalar bo'lishi mumkin. Mijoz uchun mo'ljallangan jildni "mijozlar ma'lumotlari" va "yozishmalar" papkalari bo'lishi mumkin. Maqsad - har bir faylni jildda bo'lish, balki ro'yxatdagi etim fayllari bilan bo'lishishdir.
Biroq, murakkab, chuqur qatlamli papka tuzilmalarini yaratmangiz. Buning o'rniga, identifikator fayl nomlaridan foydalaning.
5. Faylni nomlash qoidalariga rioya qiling.
Ba'zi operatsion tizimlar (masalan, Unix) fayl yoki papka nomidagi bo'shliqlarga ruxsat bermaydi, shuning uchun hisoblash muhiti aralashtirilgan bo'lsa, buni oldini oling. Buning o'rniga pastki satrlarni chegarachi sifatida (masalan, Doe_John_Proposal.doc.) Foydalaning. <> \: * | "^ Shuningdek, Windows ostida fayl yoki papka nomlari bilan taqiqlanadi.
Oson identifikatsiya qilish va olish uchun tavsiflovchi fayl nomlaridan foydalaning, ammo "overboard - file / path names" ga o'tmangiz, operatsion tizimlar orasida o'zgaruvchan uzunlik chegaralariga ega. Windows ostida fayl uchun maksimal to'liq yo'l uzunligi (masalan, haydovchi harfi + papka nomlari + fayl nomi) 260 belgidir. Jannat uchun yanvar yoki korporatsiya uchun korporatsiya uchun imkon qadar keng tarqalgan yoritmoqlarni qo'llang.
6. aniqroq ko'ring.
Elektron fayllarni mantiqiy, o'ziga xos ismlar bilan ta'minlang va imkon qadar iloji boricha fayl nomlarini kiriting. Fayllarni nomlashda maqsad - bu faylni ochish va qarashsiz nima haqida gapirish. Agar hujjat mijozga to'lovning muddati o'tganligini eslatib tursa, uni "kechiktirilgan_20180115" deb nomlang. "maktub" ga o'xshash narsa emas. Xatni ochmasdan kimga tegishli ekanligini qanday bilib olasiz?
Fayllarni e-pochta yoki ko'chma qurilmalar bilan ulashmoqchi bo'lsangiz, fayl nomini birgalikdagi faylga qo'shilmasligi mumkin, chunki fayl nomi qo'shimcha ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin. Misol uchun, agar sizning hujjatingiz "Hujjatlarim \ Faturalar \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc" da joylashgan bo'lsa va fayl birgalikda yoki elektron pochta orqali yuborilsa, barcha qabul qiluvchilar Doe_John_20170416.doc hisoblanadi va faylning mijoz ekanligini uni ochmasdan taqdim etgan.
7. Faylga borganingizda.
Biror hujjat topshirishning eng yaxshi usuli - uni avval yaratgan vaqtingizda. Shunday qilib, sizning hujjatingizni joylashtirish va uni birinchi navbatda to'g'ri joyga qo'yish uchun "Saqlash" muloqot qutisini ishlatish odatiga egamiz.
8. Sizning qulayligingiz uchun fayllaringizni buyurtma qiling.
Ko'p foydalanadigan papkalar yoki fayllar mavjud bo'lsa, ularni nomini o'zgartirib fayllar ro'yxatining yuqorisiga ularni majburlang! yoki fayl nomi boshida AA.
9. Fayllarni muntazam ravishda olib tashlang.
Ba'zida yuqoridagi "eski hisoblar" papkasidagi misol kabi qadimgi narsa aniq. Agar bunday bo'lmasa, eski fayllarni tozalash orqali papkalarni tozalang.
Faylga hech qachon ehtiyoj bo'lmasligini aniq bilmasangiz, biznes bilan bog'liq fayllarni o'chirmang. Buning o'rniga, ildiz papkangiz ostida papkalarning asosiy to'plamida "Eski" yoki "Faol" deb nomlangan papka yarating va ularni oldingizga kelganda oldingi fayllarni ko'chiring.
( Qanday qilib siz CRA yoki IRS uchun biznes-relizlarni saqlab turishingiz kerak ? Sizning soliq majburiyatlarini bajarish uchun qancha vaqt davomida biznes-reestrlarni saqlab qo'yishingiz kerakligini tushuntiradi.)
10. Fayllarni muntazam zaxiralang.
Fayllaringizni boshqa haydovchiga yoki lentaga nusxalashni xohlaysizmi, muntazam zahira rejimini o'rnatish va kuzatib borish muhimdir. Muvaffaqiyatli zaxira tizimining 3 qadamiga qarang.
Yaxshi Fayllarni boshqarish sizga kerakli narsani topish imkonini beradi
Elektron hujjatlarni boshqarish biznesingiz uchun umumiy hujjat boshqaruv strategiyasining bir qismi bo'lishi kerak. Tegishli hujjatlarni boshqarish rejasi hujjatlarni ko'rib chiqishning barcha jihatlarini, jumladan, saqlash, qayta tiklash, zaxiralash va xavfsizlikni o'z ichiga olishi kerak.
Qidiruv funktsiyasi juda ajoyib narsa, lekin hech qachon to'g'ridan-to'g'ri papkaga yoki faylga o'tishga osonlik bilan mos kelmaydi. Agar ushbu faylni boshqarish bo'yicha maslahatlar muntazam ravishda amal qilsangiz, siz qaerda bo'lganingizni bilmasangiz ham qaerda bo'lishi kerakligini bilasiz - bu sizning izlayotgan narsangizni topishda juda katta afzallik. Yaxshi fayllarni boshqarish amaliyotlari ish vaqtini va pulingizni tejaydi.