Fayllarni sarflash vaqtini qisqartirishning 5 yo'li
Afsuski, buni yoqtirmaslik kerakmi yoki yo'qmi, kichik biznes bilan shug'ullanganingizda topshirish kerak, yoki tezda sizning stolingizni qozonishga yordam beradigan barcha qog'ozlarning og'irligi ostida qulab tushasiz. Nima qilishni iltimos qilmoqchi bo'lgan odam nima?
Muammoni hal qilishga yordam beradigan ikkita yondashuv mavjud.
Vaqtingizni iloji boricha qisqartirishga harakat qilishingiz mumkin (bir necha yillar mobaynida men ishlaydigan ofisda deyarli takomillashgan usul) yoki iloji boricha qiziqarli ma'lumot berishga harakat qiling (bajarishga harakat qilayotgan narsa). Keling, hujjatlarni aslida sarf qiladigan vaqtni qisqartirish bo'yicha maslahatlarni ko'rib chiqaylik.
Mumkin bo'lgan hollarda parchalanadi va qayta ishlash
Sizga qarashga tayyor bo'lgan har qanday qog'oz qog'ozi haqida birinchi savol: "Ushbu hujjatning ochilishi kerakmi?"
Pochta orqali kelgan ko'plab hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri shredderga tushishi mumkin. Misol uchun, boshqa kompaniyalarning reklamalarini yoki axborot xatlarini topshirishda nimani anglatadi? Agar siz pochta orqali ishlayotgan bo'lsangiz, bir marta xatingizni o'qing, bundan buyon bir yil kerak bo'ladi va uni to'g'ri yo'lga soling yoki uni parchalashingiz kerak.
Ehtimol, sizga topshirishga hojat bo'lmagan hujjatlarning juda ko'p nusxalarini topshirsangiz yaxshi bo'ladi va hatto birinchi navbatda chop etilmasligi kerak.
Xarajatlarni yoki xatlarning qog'ozli nusxalarini, masalan, agar sizning elektron fayllaringiz tashkil etilsa va siz zaxiralash tartib-qoidalariga rioya qilsangiz kerak emas.
Shunday qilib, siz topshirgan qoziqni hal qilishda "qog'ozsiz yashashingiz mumkin" qog'ozni kesib tashlang.
Boshqa ofis ishlarini osonlashtiradigan fayl tizimini ishlatish qiyinroq emas.
Menga topshirishim kerak bo'lgan qog'ozning aksariyati biznes yuritish jarayoni bilan bog'liq va bu hujjatlar hisobga olish tizimiga kiritilishi kerak.
Shunday qilib, men printerni toner kartridasi uchun bu kvitansiyani olish o'rniga asosiy fayl tizimimda "P" ostida topshirish o'rniga, uni "birinchi" fayl tizimimda, oy va yil etiketli bir qator papkaga yuboraman.
Misol uchun, agar men toner kartridjini 2017 yil sentyabrida sotib olgan bo'lsam, shu oy ichida sodir bo'lgan fayl, boshqa barcha hisob-kitoblar, tushumlar va boshqa biznes hujjatlari bilan birga. Keyin oy oxirida papkada ishlash va buxgalter va hisobchiga har oylik jildni topshirish uchun zarur bo'lgan barcha hisob-kitoblarni bajarish juda oddiy masala. .
Eslatib o'tamiz, biz chakana biznesni emas, balki xizmat biznesini yuritamiz, shuning uchun oyda bir marotaba ishlaydigan hisob qaydnomalari ustida o'tirib ishlayman. Hisobingizni tez-tez yangilab turishingiz kerak bo'lsa, oylik jildning fikriga mos ravishda o'zgartirishingiz kerak bo'ladi.
Fayl qilishdan oldin o'ylab ko'ring
Hisobni bajarish uchun oylik papkalarni ishlatganimdan keyin nima sodir bo'ladi? Hujjatlarni "asosiy" topshirish tizimiga o'tkazish kerak . Lekin har bir hujjatni o'z nomiga qarab alohida-alohida topshirish o'rniga, men guruhga ko'ra mantiqan to'g'ri javob beraman, juda tezroq ko'rib chiqiladigan hujjat.
Keling, printerning toner kartrijiga misolni ko'rib chiqaylik.
Printerni toner kartridasi uchun "R" ostida ushbu kartani topshirish o'rniga men uni Office-materiallari - "Kelib tushgan" deb nomlayman, bu yerda men bundan keyingi yozuvlar to'plami uchun kvitantsiya yoki printer uchun kvitantsiya kabi hujjatlarni keltiraman qog'oz. Bu nafaqat hujjatlarni tezroq topshiradi, balki hujjatlarni keyinchalik topish osonroq bo'ladi.
Faqat siz harflar bilan emas, balki fayllaringiz jildidagi teglardagi so'zlar va iboralarni qo'llang
Sizning hujjat tizimining bo'linmalarini yaratishda faqat bitta harf bilan cheklangan deb aytadigan hech qanday qoidalar yo'q. Agar shunday qilsangiz, siz o'zingizning arizangizni asta-sekin va murakkablashtiryapsiz. Fayl berish tizimini moslashtiring, shuning uchun siz guruh tomonidan topshirishdan foyda olishingiz va hujjatni tezroq joylashtirish uchun to'g'ri manzilni topishingiz mumkin.
Misol uchun, "C" deb nomlangan fayl tizimimning bir qismiga ega bo'lishning o'rniga men "Client Files" deb nomlangan bo'limga egaman.
"Mijoz fayllari" ichidagi fayllar alifbo tartibida tashkil etilgan. Fayl berish tizimini shu tarzda xususiylashtirishning go'zalligi, agar kerak bo'lsa, uni har doim bo'linish va tashkil qilish mumkin. Shuning uchun buyuk mijozning o'zi "Client Files" bo'limida o'z nomi bilan etiketlenmiş fayl tizimi ajratuvchisi bo'lishi mumkin.
Ushbu misolda fayl tizimidagi yorliqlar "B", "S", "Mijozlar fayllari", "D" ni o'qiydi ... Sizning arizangiz qanchalik osonlashishini ko'rasiz?
Arizangizni tezroq bajarish uchun yana bir ariza berish: Alfavitni sozlashni unutmang. Faqat "M" qismiga ega bo'lishning o'rniga, "MC" ni ham belgilab qo'ying.
"Birinchi" fayl tizimini yaqin va qulay saqlang
Yuqorida aytib o'tganim kabi ikki bosqichli fayl tizimini ishlatishning boshqa muhim jihati, sizning ishlov berish maydoniga jismoniy jihatdan yaqin bo'lgan fayl tizimining birinchi bosqichini (oylik papkalarni) saqlashni ancha osonlashtiradi. Siz ularni yuborish uchun yaqin va uyushtirilgan joyga ega bo'lsangiz, siz ularni tezda topshirish o'rniga hujjatlarni tezda topshirishga moyil bo'lasiz.
Shunday qilib, oxirgi, joriy va keyingi oyning oylik papkasini laganda ichiga qo'ying yoki kontsertinali fayldan foydalaning va uni ish joyingizda qo'l uzunligiga joylashtiring. Fayl berish sistemangizning asosiy qismi (yuqorida nomlanganimiz kabi "asosiy" fayl tizimi xona bo'ylab yoki hatto boshqa xonada ham bo'lishi mumkin, lekin vaqtni tejash manfaatlari uchun, Birinchi bosqichda topshirishni qiling.
Qanday qilib qiziqarli qilish kerak
Men sizlarga bergan topshiriqlarni siz hozircha hujjat sarflash va miya muzlashdan saqlanish vaqtini kamaytirishga yordam berishi kerak. Biroq vaqtingizni yanada qiziqarli qilish haqida nima deyish mumkin?
Darhaqiqat, men bu erda paydo bo'lgan yagona strategiya ochiq poraxo'rlikdir, ma'lum vaqt ajratib beradigan bo'lsam, o'zimni kukilardan bahramand qilaman. Bu ishlaydi, lekin agar sizda juda ko'p fayllar mavjud bo'lsa, siz ko'p funtga ega bo'lishga olib kelishi mumkin.
Yoki fayl kataloglari uchun turli xil ranglardan foydalangan holda va teglar uchun odatiy shriftlar yoki xattotliklarni qo'llash orqali yanada ijodiy yondashuvni qo'llashingiz mumkin. Bu sizning arizangizni yanada qiziqarli qiladimi yoki yo'qmi, albatta uni yanada mazali qiladi.
Kim biladi? Ehtimol, sizning ariza topshirish juda tez bo'lgani sababli, uni tashkil etish juda ham qiziqarli bo'ladi.