Tanlashni amalga oshirishda e'tiborga olinadigan o'zgaruvchilar mavjud. Ular sizning tadbiringizning maqsadini, siz ishlayotgan byudjetni, tashqaridan ishga yollanish sabablarini va ish uchun mavjud bo'lgan nomzodlarni o'z ichiga oladi va baxtga ko'ra, kompaniyaning eng yaxshi tadbirni rejalashtiruvchisi yoki ishlab chiqaruvchisi kompaniyani tashkil etishga yordam beradi.
Keyingi kompaniya tadbiringiz uchun hodisani rejalashtiruvchi kerakmi yoki yo'qligini aniqlashga yordam berish uchun quyidagi qo'llanmani ishlating, va agar qilsangiz, ish uchun eng yaxshi nomzodni qanday tanlash mumkin.
Voqealaringizning maqsadini va tadbirni rejalashtiruvchiga ehtiyojni aniqlang
Aksariyat odamlar tashqi tadbirlarni rejalashtiruvchi yoki tayyorlovchilarni ishga tushirish hodisa byudjetini belgilash bilan boshlanadi deb o'ylaydi, lekin haqiqat shundaki, siz nima uchun birinchi navbatda hodisani o'tkazishni xohlayotganingizni aniqlashdan boshlashingiz yanada muhimroq. Ushbu hodisani rejalashtirishda sizga yordam beradigan tashqi yoki ichki resurslarga murojaat qilishdan oldin, siz ushbu tadbirning muhim maqsadlarini bo'lishish uchun o'zingiz xohlaysiz. Keyinchalik kimni, nima, qaerda, qachon, nima uchun va nima uchun-qancha vaqt ichida o'zgarishlar kiritish uchun tegishli savollaringizga javob bering.
Maqsadlaringizni aniqlaganingizdan so'ng, siz o'zingizning tadbiringizda qanday mavzuni va xabarni etkazishni istayotganingiz haqida bir necha aniq g'oyalar paydo bo'ladi, lekin eng muhimi, qaysi narsalar va xizmatlarni boshqarish uchun kerakli tashqi resurs kerakligini aniqlashni istaysiz sizning nomingizdan.
Agar rejalashtiruvchi uchun qaysi byudjetni belgilashni istasangiz va ular joyni tanlashda yordam beradigan bo'lsa, oziq-ovqat va ichimliklar imkoniyatlari, manba spikerlari va o'yin-kulgilar bo'yicha menyularni tuzish va tavsiyalar berishga tayyor bo'lsa, ishlab chiqarish ehtiyojlari uchun kunlik joyda bo'lishi, va / yoki davetiyeler va mehmonlar ro'yxati kabi muhim aloqa hujjatlarini yaratishga yordam beradi.
Agar siz o'zingizning hodisangizni o'zi rejalashtirmoqchi bo'lsangiz va hali bu talablardan qoniqarsiz bo'lsa, bu vazifalarni va mas'uliyatni boshqarish uchun hodisani rejalashtiruvchi imkoniyatni ishga solishingiz mumkin.
Malakali tadbirni rejalashtiruvchini topish uchun mahalliy manbalardan foydalaning
Ko'pincha, odamlarning og'zaki so'zlari ularning yubiley bayrami, nonushta ishi uchrashuvi, hafta oxiri orqaga chekinishi yoki boshqa turdagi hodisalar uchun hodisani rejalashtirish uchun eng yaxshi usul, deb hisoblaydi va bu albatta yordam berishi mumkin, ehtimol bu eng samarali yondashuv emas.
Agar ishingiz uchun eng yaxshi tadbirni rejalashtiruvchini topishga harakat qilsangiz, tajribali va tadbirni rejalashtiruvchilar jamoasida kuchli obro'ga ega bo'lgan kishini tadqiq qilish yaxshidir. Og'zaki so'zlar, yangi mijozlarni topishni istagan rejalashtiruvchiga oson sotish imkoniyatini beradi, lekin tengdosh obro'si juda samarali.
Ijtimoiy voqea yoki korporativ uchrashuv bo'lib, odatda, hodisani rejalashtiruvchi yoki xizmat ko'rsatuvchi xodimni yollash qoidalari bir xil bo'lib qoladimi, nima bo'lishidan qat'iy nazar, siz o'zingizning hodisalar turini yaratishda tajribaga ega bo'lgan kishini ishga yollang.
Kasbiy a'zolik guruhlarining boblarini ko'rib chiqing yoki Xalqaro majlislar professionallari milliy yoki mahalliy bo'limiga, Xalqaro maxsus tadbirlar jamiyatiga, Catering rahbarlari milliy assotsiatsiyasiga murojaat qiling.
O'z sanoatidagi maqolalarni kim chop etayotganini aniqlash ham dolzarb.
Agar ma'lum bir bozorda xizmat yoki tajriba etkazish uchun obro'ga ega bo'lgan shaxsni bilishni istasangiz, mahalliy konvensiya va tashrif buyuruvchilar byurosiga murojaat qiling, chunki tadbir rejalashtiruvchilari faol a'zolardir va ular mahalliy savdo palatalari bilan aloqalarni saqlab turadilar; Resurs ekspertlari uchun yana bir usul mehmonxona konferentsiyasi sotuvlar bo'limiga murojaat qilishdir. Ular sizga ishonadigan odamlar bilan bo'lishadi.
Ariza beruvchilar bilan intervyular va tadbirlar talablarini muhokama qilish
Ko'p tadbirni rejalashtiruvchilar o'zingizning hodisangiz haqida eshitishni xohlaydilar, biroq avvaliga qisqacha tafsilotlarni taqdim eting va boshlang'ich davrida intervyularning boshlang'ich bosqichida o'z tajribalari haqida biroz ko'proq ma'lumotga ega bo'ling, shunda siz o'zingizning nomzodlar sonini kamaytirishingiz kerak eng kuchli uchta nomzod.
Keyin har bir hodisani rejalashtiruvchi yoki ularning firmasi haqida o'z bizneslari, o'tgan voqealar bilan bog'liq tajriba va shartli rejalarni qanday rejalashtirish kerakligi haqida ma'lumot berish, havola qilinayotgan respondentlarning javob tarziga diqqat bilan qarash va u bilan bog'liq bo'lgan boshqa savollar haqida ma'lumot berishni so'rashingiz kerak kompaniyangiz, voqea yoki uning maqsadlari uchun.
Yaxshi rejalashtiruvchilar sizni voqealaringizning umumiy maqsadlari, vaqt jadvallari, byudjet, mehmonlar soni va shaxsiy imtiyozlar haqida bilib olish uchun muhokamadan o'tadilar. Yaxshi rejalashtiruvchilar sizning tashkilotingiz haqida savollar berishadi va sizning maqsadlaringiz va sizning maxsus tadbiringiz haqida bilib olishadi - bu belgilarga qarab, suhbat vaqtida so'rovda qolgan nomzodlarni topishingiz mumkin.
Garchi intervyu birinchi bosqichida, ayniqsa, agar sizning dasturingiz shahar tashqarisida bo'lsa, bu shaxs bilan uchrashish har doim ham imkoni bo'lmasa-da, bu tadbiringiz va kompaniyangiz uchun to'g'ri rejalashtiruvchini yoki ishlab chiqaruvchini tanlashda muhim qadam bo'lishi mumkin.
Yuzma-yuz uchrashuvlar, rejalashtiruvchilarning tajribasidan tashqarida tushuncha beradi yoki sizning kompaniyangizdagi jamoa bilan muloqotga kirishadi, bu tadbirni yaratishga yordam beradi - siz nafaqat o'zingiz uchun katta tajribaga ega bo'lgan nomzodni tanlashni xohlaysiz sifatli hodisalar ishlab chiqarishga imkon beradi, shuningdek, sizning jamoangiz bilan birga ishlaydigan kishi.
Tanlovni qisqartirish va tanlovni amalga oshirish
Sizning ichak tuxumlariga, sizning do'stlaringiz yoki hatto hamkasblaringiz va hamkorlaringiz yoki sizning shaxsiy uchrashuvingiz haqida gaplashib olishingizning o'zi etarli emas - bu sizning hodisangiz va sizning ismingiz va obro'ingiz u bilan bog'liq bo'ladi-siz nomzodlarning murojaatlarini tekshirish kerak. Nomzodlar ilgari ishlagan mijozlarning nomlarini so'rashga ishonchingiz komil bo'lsin, balki u har bir plannerning tarixiga kirishi mumkin, u yoki u aytib bermagan voqealarni topish uchun - u sizni qiziqtirmagan mijoz bilan bir necha hodisa yuz berganligini bilib olishingiz mumkin. Uning rezyumeni qilish.
Sizning kompaniyangiz bilan yaxshi nomzodni tanlaganligini tekshirib ko'rganingizdan so'ng, bu sohada tajribani namoyish etasiz va u bilan birga ishlabmoqchi bo'lgan hodisani juda yaxshi tushunishingiz mumkin, siz tanlaganingizni toraytirib, tinglashingiz kerak. uning voqea haqidagi fikrlari. Sizning maqsadlaringiz va g'oyalaringizdan kelib chiqqan holda, yaxshi tadbirni rejalashtiruvchi sizni mavzuingizga erishishga yordam beradigan reja bilan taqdim etadi - agar u samimiy bir guruh uchun maxsus kech va kechki ovqat bo'lsa, rejalashtiruvchi sizga ko'p narsalarni o'z ichiga olgan g'oyalar bilan kelishi kerak. dasturingiz uchun tafsilotlar.
Ushbu nuqtada, tadbirni rejalashtiruvchi sizni o'zingizning byudjeti olgani va uning qiymatini ikki barobar oshirish kabi his qilishingizni ta'minlaydigan g'oyalar bilan tanishtirishi kerak. Sizning tadbiringiz uchun o'z qarashlarini ifodalovchi tarzda aniq bo'lishi kerak.
Budjetingizni tadbir rejalashtiruvchisiga solishtirish
Sizning tadbiringiz maqsadlariga asoslanib, dasturingizning turli elementlari uchun qanchalik qimmatga tushishini umumiy xulosa chiqarishingiz mumkin. Bu siz o'zingiz ichiga olgan voqeaning turiga va uning tarkibiga qarab o'zgarib turadi. Birinchidan, tadbirni tashkil etadigan ko'plab odamlar, pivo byudjeti bo'yicha shampan voqealarini rejalashtirishni istagan tuzoqqa tushib qolishadi, shuning uchun ko'pchilik yordam uchun yordamchilarga murojaat qiladi.
Ideal nomzod sizga qaysi byudjetni taqdim etishi va sehrli narsaga aylantirishi mumkin, ammo bu g'oyalar qimmatga tushadi va rejani bajarish uchun uning barcha xarajatlarini va ushbu to'lovlarni qanday bo'lishini potentsial manbalarini oshkor qilishingiz muhim. qoplanadigan va umumiy byudjet- tadbirlar rejasiga kiritiladigan harajatlar rejalashtiruvchidan rejalashtiruvchi yoki tadbir tashkilotidan voqea-kompaniya uchun farq qiladi.
Tadbiringiz xarakteriga qarab Sizdan tadbirni rejalashtiruvchi va ular taqdim etgan tadbir joylari va xizmatlariga depozitlar, hujjat topshirish va shartnomalar berish talab qilinadi. Bu biznesni boshqarishning butunlay maqbul usulidir, ammo bu erda eng yaxshi maslahat - professional maslahat olish va hech qachon o'z yuridik maslahatingiz tomonidan ko'rib chiqilmagan shartnomani imzolash emas, ayniqsa, katta firma resurslari.
Plankangiz bilan turing va olovga va nafaqaga tayyorlaning
Voqeani rejalashtirish bilan bog'liq bo'lgan eng yomon hikoyalar, odatda, takrorlanmaslik natijasidir. Tadbirni rejalashtirish logistika samaradorligini muvofiqlashtirishni talab qiladi va ularni uchinchi tomonning shaxsiga topshirishni talab qiladigan tadbirni rejalashtiruvchi sizning kompaniyangizning maqsadiga va maqsadlariga to'liq javob bera olmasligini qaytib ketishi mumkin.
Shu sababli siz ish joyini boshqaruvchi sifatida siz rejalashtiruvchi yoki ishlab chiqaruvchi bilan yaqin hamkorlikda ishlashingiz kerak, chunki mahsulotning har bir elementi hech qanday to'siqsiz uzilib qolishi kerak - ishonchli joy va provayderlar ushbu tadbirga har biriga sotuvchi oldin va keyin. Aksariyat tadbirlarni rejalashtiruvchilar o'zlarining va'dalariga ko'ra xizmat qilmayotganlarini aytishmaydi. bu faqat logistika tasdiqlanganligiga ishonch hosil qilishingizni anglatadi.
Agar har bir narsa rejalashtirilgan bo'lsa, kelajak uchun muvaffaqiyatli tadbir va ajoyib tadbirlar rejalashtiruvchisi manbai bo'ladi, lekin agar rejalashtirish jarayoni yozma ravishda kelishilgan xizmatlar uchun muammosiz ishlamasa, u holda loyihaning rejalashtiruvchiga yaxshi mos keladi.
Sabr-toqatli bo'lish va logistika orqali harakat qilish va yo'lda mavjud bo'lgan har qanday tushunmovchiliklarni bartaraf qilish oqilona bo'lsa-da, siz istagan xizmatni olmaysiz, unda siz jiddiy bahslarga kirishga tayyormiz. Agar kerak bo'lsa, yomon rejani yoqib, har doim zaxira variantiga ega bo'ling.