Sizning Dosyalama Tizimingizni Magistr!
Fayl berish tizimini tashkil etish uchun vaqt sarflash juda muhim. Har kim qog'ozsiz ofisga ega bo'lishni xohlar ekan, haqiqat shundaki, ko'pchilik kichik korxonalar hali qog'ozli hujjatlar, masalan, hisob-fakturalar , tushumlar , va hokazolarni saqlashga muhtoj va zarur bo'lganda ularni osongina qaytarib olishlari mumkin.
To'g'ri daftar olish juda muhimdir; mavjud bo'lmagan yoki tarqoq fayl tizimini daromad solig'i vaqtida ortiqcha ish kunlarini qo'shishingiz mumkin, chunki sizda etishmayotgan to'lovlar tufayli soliq imtiyozlari yo'qotiladi.
Agar sizning biznesingiz har doim auditga bo'ysunsa va sizning xarajatlaringizni qo'llab-quvvatlash uchun kerakli hujjatlarni ishlab chiqa olmasangiz, shikoyatlaringiz rad etiladi va sizning soliq hisobotingiz qayta baholanadi .
Kichik biznes egasi sifatida , stolingiz tez va oson ishlashi kerak. Qog'ozli hujjatlarni rasmiylashtirish tizimini yaratish qiyin bo'lsa ham, bu juda oson topshiriqdir.
Fayl berish tizimini qanday tashkil qilish kerak
(1) Bir necha daqiqagacha stolingga o'tirib, o'zingizning instinktiv narsalarni qidirib toping.
Ish stantsiyasining o'ng tomonidagi tortmacham bor. Fayl berish tizimini birinchi marta tuzganimda, unda hech narsa yo'q edi. Qalamlarni, paperclipsni yoki staplerimni izlayotganimda, bo'shashganimni bilgan bo'lsam-da, men birinchi bo'lib qidirdim. Tabiiyki, men bu tortmasiga qalam, paperclips va stapler qo'ydim. Men uchun bu narsalar uchun tabiiy uy edi.
Har bir inson buni boshqacha yo'l tutadi va bir kishi uchun nima ishlaydi, boshqasi uchun ishlamaydi. Birlamchi ish joyingizda o'tirib, uskunalar, materiallar va fayllarga kirish uchun bir necha daqiqa o'tishi mumkin. Bu siz uchun shaxsiy ma'lumotlaringizni berish uchun ideal joyni yaratishga yordam beradi.
(2) Endi tabiiy ravishda qaerda ma'lumot izlashni bilganingiz uchun siz alfavit, raqamli yoki mavzuli fayl tizimi siz uchun eng yaxshi ishlay oladimi-yo'qligini aniqlashingiz kerak.
Hujjatlaringizni saralash toifalariga (masalan, xarajatlar, moliyaviy, marketing ) qanday tartibga solasiz?
Bank bayonnomalari, kommunal xizmat to'lovlari, ofis xarajatlari tushumlari, avtoulov jurnali qaydlari va hokazo. Kabi ishlar bilan bog'liq xarajatlarni qanday qilib topasiz? Xaridor haqidagi ma'lumot - mijozning ismiga muvofiq narsalarni qidirasizmi? Malumot raqami bo'yicha? Bu juda muhim qadamdir, chunki sizning fayl tizimingizni qanday joylashtirasiz. Qaysi kategoriyalardan foydalanmoqchi ekanligingizni aniqladingiz, keyinchalik borishingiz kerak va pastki toifalar yaratishingiz kerakmi, qaror qabul qiling. Sizning fayl tizimingiz uchun biror narsa sotib olishdan oldin buni bajaring.
(3) So'ng, sizning saqlash ehtiyojlarini taxminiy aniqlang.
Kundalik ravishda kirishingiz mumkin bo'lgan juda ko'p faylingiz bormi? Sizning fayllaringizga har hafta ruxsat berasizmi? Javoblar sizga ish stoli fayl egasi, stolga yaqin ikki dona shkafchani topshirishi yoki xona bo'ylab to'rt dona shkalali filtr qo'yish kerakligini aniqlaydi.
Diqqatni tanlang. Fayl berish kabinalariga qaraganda o'sishga ruxsat bering - hozir siznikiga ega bo'lgan fayllarni ikki marta joylashtirish uchun biror narsa sotib oling. Bu sizning fayl tizimini qayta tashkil qilish va qayta o'tkazishingiz kerak bo'lgan sonni cheklaydi.
(4) Tiniqlik va qulay foydalanish uchun yaxshi etiketkalash tizimiga mablag 'sarflang.
Fayl belgilarini o'qiy oladigan tovushlar aniq, ammo yorliqdagi aniqlik sizga tasavvur qilishingiz mumkin bo'lganingizdan ko'ra ko'proq vaqt saqlash imkonini beradi .
Yorliqlarni yaratadigan ko'pgina kompaniyalar eng mashhur so'zli dasturiy ta'minot bilan integratsiyalangan andozalar beradi. Keling, bir nechta pochta markalarini chop etadigan kichik etiketli tizimlardan birini ko'rib chiqishingiz mumkin. Ikkita vazifani bajaradigan narsalar odatda oqilona investitsiyalardir.
(5) Endi fayl papkalarni sotib olishga tayyormiz.
Eng yaxshi sarmoyalar rangli osma papkalarni (plastik etiket yorliqlarining mavjudligiga ishonch hosil qiling) va oddiy manila fayl papkalarini sotib olishdir. Rangli osilgan papkalar ikkita sababga ko'ra yaxshi bo'ladi:
- ular osonlikcha mavjud
- toifalarga kirishni osonlashtiradi
Misol uchun, barcha dastur fayllarini sariq papkalarda, ko'k papkada moliyaviy ma'lumot va qizil papkada marketing bilan bog'liq bo'lgan narsalarni qo'ysangiz, ma'lum bir faylni qidirib topishingiz mumkin bo'lgan joyni osongina ko'rishingiz mumkin.
Oddiymi?
KISS printsipi foydalanish uchun qulay va oson o'sishi uchun fayl tizimini o'rnatish uchun qo'llaniladi. Buni sodda saqlang! Keng mavzuli toifalar siz o'sib chiqqandan so'ng osongina yangi fayllarni qo'shishga imkon beradi va sizning fayl tizimini muntazam ravishda yangilash yoki qayta tashkil etish zaruratini bartaraf qiladi.
Bundan tashqari, qog'ozni va raqamli fayllarni umumiy hujjat boshqaruv tizimining bir qismi sifatida birlashtirish osonroq bo'ladi.
Mumkin bo'lgan joyga qog'ozsiz o'tish
Agar ishingizni yashirishga harakat qilmoqchi bo'lsangiz va "Qog'ozsiz ofis" ga o'tishga harakat qilsangiz, xarajat tushunchalarini ko'rishingiz va boshqa raqamli hisob-kitob ma'lumotlari bilan saqlashingiz mumkin. Yangi Cloud-asosidagi buxgalteriya dasturlarining ba'zi ilovalari mobil ilovalarni mobil xujjatlarni sarflash uchun mablag 'olingani va ularni tezda qayd etish imkonini beruvchi mobil ilovalar yordamida osonlashtiradi (qarang , Kanada kichik biznes uchun eng yaxshi hisob-kitob dasturlari ).
Eslatib o'tamiz, agar qog'oz nusxalari yoki xarajatlar tushumlarining raqamli tasvirlari odatda aniq bo'lishi mumkin bo'lsa, Kanada daromad agentligi (CRA) uchun odatiy hisoblanadi . Agar shunday bo'lmasa, DTQ hujjatlarning asl nusxalarini ko'rishni talab qilishi mumkin, shuning uchun asl hujjatlar har doim belgilangan vaqt uchun saqlanishi kerak. Qo'shimcha ma'lumot olish uchun ish kitoblarini saqlab qolish uchun qancha vaqt kerak? )