Yaxshi boshqariladigan boshqaruv Sizning Bottom Line uchun yaxshi
1. Ofisni boshqarish qoidalarini belgilang va ularga rioya qiling.
Muntazam topshiriqlar muntazam muolajalarga muhtoj bo'lib, agar siz uyushqoqlikni davom ettirmoqchi bo'lsangiz va narsalarni muammosiz bajarishni istasangiz.
Hujjatlar va ofis tizimlari bilan ishlashni tartibga solish. Misol uchun, iloji bo'lsa, ofisingizga kiradigan har bir qog'oz qog'ozni bir marta ko'rib, ishlagan va topshirgan bo'lishi kerak. Xuddi shunday, elektron pochta kabi raqamli aloqalar ham birinchi o'ringa qo'yilgan bo'lishi kerak va agar iloji bo'lsa darhol yoki kelgusida harakat qilish uchun belgilanishi kerak.
Ofis kompyuterlari, shu jumladan ish stollari, noutbuklar, fayl serverlari, ko'p funksiyali ulamolar va mobil qurilmalar boshqaruv va favqulodda vaziyat tartib-qoidalariga muhtoj bo'ladi. Tizim qulab tushganda yoki kompyuter bilan bog'liq bo'lgan qurilma tugagach, ofisingizdagi har bir kishi kimni chaqirishi va nima qilmasligini bilishi kerak (masalan, muammoni o'zlarini tuzatishga urinib ko'ring). Sizning tanqidiy biznes ma'lumotlaringizni himoya qilish bo'yicha 3 ta qadamni bilib oling.
2. aniq belgilangan vazifalarni belgilang.
Yaxshi ofis idorasi odamlarga kimning javobgarligini bilishlariga bog'liq - bu ishlarni bajaradigan kim hisoblanadigan odamlar.
Misol uchun, agar sizning kichik biznesingiz uchun sotib olish kim tomonidan amalga oshirilgan bo'lsa, nima bo'ladi? Zarur bo'lganda printer qog'ozini topa olasizmi? Barcha asbob-uskunalar va buyurtmalarga buyurtma berish uchun mas'ul shaxsni qo'yish muammoga aylanadi va ishlarni muammosiz bajaradi. Xodimlar belgilangan shaxsga etkazib berishga oid har qanday so'rovnomani yuborishi yoki odamlar kerak bo'lgan narsalarni qo'shishlari mumkin bo'lgan sezilarli joyda qo'l yozuvi ro'yxatini jo'natishlari kerak.
Kompyuter tizimlari bilan bir xil bo'ladi. Sizning kompyuteringizning xavfsizligi uchun mas'ul shaxs va hisoblar, parollar va dasturiy ta'minot kabi narsalarni kuzatishingiz kerak. Ofis ilovalari uchun buxgalteriya asosida ishlaydigan tizimlardan foydalanish, buxgalterlik dasturiy ta'minotini va ma'lumotni saqlash kichik korxonalar uchun ideal echimdir, ammo siz hali ham foydalanuvchilarni qo'shish / yo'q qilish, ruxsat berish va h.k. kabi ma'muriy vazifalarni bajarish uchun tayinlangan ishonchli shaxsga ega bo'lishingiz kerak.
3. Yozuvlarni saqlang - biznes yozuvlaringizni yangilang.
Yozuvlarni saqlab qolish , yaxshi ofisni boshqarishning eng qulay qismi kabi tovush - bu yozuvlarni ham kirish mumkin, ham yangilangan bo'lishi kerak deb hisoblaymaguningizcha. Biroq, yaxshi ofis menejeri bo'lish uchun birinchi qoida bu sizga yordam beradi; ofisni muntazam yangilab turish. Misol uchun, siz yangi mijoz yoki mijozni olsangiz, uni kontakt ma'lumotlar bazasiga kiritish uchun bir lahza kerak bo'ladi. Keyin u telefonda gaplashgandan so'ng rekordni yangilash uchun yana bir yoki ikki daqiqa ketadi.
(Shuningdek, ko'pchilik yurisdiktsiyalarda mijozlar to'g'risidagi axborotni qayta ishlashni tartibga soluvchi Maxfiylik aktlari mavjudligiga ham e'tibor bering.)
4. Ofisiniz orqali yurib, o'tirishga harakat qiling.
Ofisingiz kosmik boshqaruv yoki bo'sh joylarni boshqarish misolida bormi?
Ofisdan yurganda, to'siqlarni to'sib qo'yishingiz yoki biror narsadan xalos bo'lish xavfini ishga solishingiz kerakmi?
Siz stolga o'tirganingizda u erda rohat harakat qila olasizmi? Mantiqan tuzilgan narsalar, stolda eng ko'p ishlatadigan narsalaringiz sizga eng yaqinmi?
Bugungi kunda vakolatxonalarga ko'p narsalar kiradi, printerdan filtrlar oralig'ida turibdi. Yaxshi ofisni boshqarish uchun, ofisdagi barcha narsalar maksimal rentabellik va maksimal xavfsizlik uchun ajratilganligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Kichik yoki ichki ofis dizayni asoslari sizning ofisingizning quvvatini, yorug'lik va shamollatish ehtiyojlarini xavfsiz ta'minlash uchun maslahatlar beradi.
5. Zerikarli ishni rejalashtirish.
Sizga yoqmaslik kerak bo'lgan narsalarni o'chirish juda oson, va biznesmenlarning aksariyati topshirish , jo'natish va qabul qilish yoki buxgalteriya xizmatlari - ofis rahbarlari kabi vazifalarni bajarmaydi.
Afsuski, ofis kabi, oshxona kabi ishlarni bajarmasdan yaxshi ishlamaydi.
Agar siz boshqa odamga zerikarli yoki yoqimsiz ishni ko'rsatsangiz, u holda kichik biznes egasi bo'lsangiz, uni har hafta o'zingiz uchun muntazam ravishda amalga oshirishga majbur qiling. Misol uchun, ertalab yoki kunduzni olib, sovuq qo'ng'iroqlarni amalga oshiring, ustuvor bo'lmagan elektron pochta so'rovlarini qaytaring, ijtimoiy tarmoqlardagi yozuvlarni joylashtiring , buxgalteriya hisobi yoki yozuvni yangilang.
6. Delegatsiya va tashqi manbalar.
Muvaffaqiyatli dunyoda har kim faqat o'z vaqtida qilgan va qilgan ishlarini qilar edi. Dunyo mukammal emas ekan, uning o'rniga ko'p odamlar yaxshi ish qilish uchun vaqt yoki iste'dod yo'q narsalarni qilyaptilar.
Delegatsiya va autsorsing faqat sizning kichik biznes idorangizni boshqarishni yaxshilaydi, balki sizning iste'dodlaringizga e'tiboringizni qaratadi, shuning uchun pastki qatorni yaxshilaydi. Part-time yoki Virtual assistent sizning ofisingiz yoki ma'muriy topshiriqlarning ko'pchiligini boshqarishi mumkin. Etkazish haqida ko'proq ma'lumot olish uchun Delegatsiyaga qaror qabul qilish- ga qarang.
7. Biznesni rejalashtirishni birinchi o'ringa qo'ying.
Ko'pgina kichik biznes egalari o'zlarining harakatlanadigan va reaksiyaga kirishadigan kunlarini o'tkazadilar va keyin nima uchun ularning g'ildiraklarini aylanayotganiga hayron bo'lishadi. Biznesni rejalashtirish yaxshi ofisni boshqarishning muhim tarkibiy qismidir va sizning doimiy ofis idorangizning bir qismi bo'lishi kerak.
Muvaffaqiyatli kichik biznes egalari har hafta biznesni rejalashtirishga vaqt sarflashadi va ko'pchilik maqsadlarni aniqlash va o'sish uchun vosita sifatida kundalik biznes rejalashtirish sessiyalaridan foydalanadilar.
Ushbu biznesni rejalashtirish bo'yicha qo'llanma sizning biznes rejalashtirish ishlarini amalga oshirish uchun ajoyib primerdir; u sizning kichik biznesingiz uchun biznesni rejalashtirish asosini yaratadi va biznes maqsadlarini belgilash qoidalari asosida tuyuladigan bayonotni yozishdan hamma narsaga resurslar beradi.
Agar sizda xodim bo'lsa, ularni rasmiy ravishda yoki norasmiy ravishda biznesni rejalashtirishga jalb qilish.
Farqni yaxshi ko'raman
Xaos biznes yuritishiga aralashishiga yo'l qo'ymang. Yaxshi ofisni boshqarishning ushbu ettita tamoyilini qo'llashni boshlaganingizdan so'ng, sizga yaxshi ofis idorasi yaratadigan farqni hayratda qoldirasiz - va qanchalik ko'proq ish qilasiz.
Shuningdek qarang:
Cloud Computing kichik biznes uchun nima uchun idealdir
Sizning hujjatlashtirish tizimini takomillashtirish